Viele Unternehmen und Selbstständige nutzen Abschlagsrechnungen, um bereits erbrachte Leistungen teilweise abzurechnen, bevor ein Projekt vollständig abgeschlossen ist. Gerade in Branchen wie dem Baugewerbe oder der Dienstleistungsbranche sind Abschlagszahlungen üblich.
Mit der kostenlosen Excel-Vorlage „Abschlagsrechnung“ können Sie schnell und einfach eine Abschlagsrechnung erstellen. Bitte beachten Sie, dass eine Buchhaltung mit Excel und Word nicht GoBD-konform ist. Wer eine rechtssichere Lösung benötigt, sollte auf professionelle Buchhaltungssoftware zurückgreifen.
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Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung, die während eines laufenden Projekts gestellt wird. Sie dient dazu, Liquiditätsengpässe zu vermeiden und den finanziellen Aufwand für Auftraggeber und Auftragnehmer gleichmäßiger zu verteilen.
Wichtig: Die endgültige Schlussrechnung muss alle vorherigen Abschlagszahlungen berücksichtigen und den noch offenen Restbetrag ausweisen.
Rechtliche Grundlagen zur Abschlagsrechnung
Die Grundlage für Abschlagszahlungen bildet § 632a BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), der regelt, unter welchen Bedingungen eine Abschlagsrechnung zulässig ist. Zudem müssen Unternehmen die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) (Umsatzsteuergesetz) beachten, insbesondere was Pflichtangaben auf Rechnungen betrifft.
Inhalt einer Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung der erbrachten Arbeiten
- Berechnung der Zwischensumme und Umsatzsteuer
- Hinweis auf die Endabrechnung
- Zahlungsfrist und Bankverbindung
Abschlagsrechnung mit Excel-Vorlage – so geht’s
Unsere kostenlose Excel-Vorlage hilft Ihnen, eine professionelle Abschlagsrechnung zu erstellen. Sie enthält bereits alle wichtigen Felder und Berechnungen.
- Zuerst laden Sie die Vorlage am Ende des Artikels herunter.
- Diese öffnen Sie dann mit Ihrer Tabellenkalkulations-Software (vermutlich Microsoft Excel).
- Beschriften Sie Kopf- und Fußzeile mit den Daten Ihres Unternehmens:
- Logo
- Anschrift
- Bankverbindung
- Telefon, Fax, E-Mail, Mobil
- Internet-Adresse
- U-St.-Nr. & Geschäftsführer
- Passen Sie die kleine Zeile oberhalb des Adress-Feldes an.
- Tragen Sie die Adresse des Kunden ein.
- Vervollständigen Sie die Beschreibung und Preise Ihrer gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen.
- Oben rechts passen Sie noch die Kunden- und Rechnungsdaten an.
- Zuletzt ändern Sie den Namen und Unterschrift und speichern die Datei.
- Zur Weitergabe an den Kunden können Sie es ausdrucken und verschicken oder es als PDF speichern und als E-Mail versenden.
Vorschau der Abschlagsrechnung mit Excel
Download der Abschlagsrechnungs-Vorlage
Hier der Link zum Download der Vorlage. Bei Gefallen freue ich mich sehr über eine Spende!
Hinweis: Die Nutzung von Excel für die Buchhaltung ist nicht GoBD-konform. Wer eine gesetzeskonforme Lösung benötigt, sollte sich diese Buchhaltungssoftware ansehen: Rechtskonform mit Sevdesk Rechnungen und Angebote schreiben
