Kostenlose Rechnungsvorlage für Excel und Word zum Download

Heute habe ich eine weitere Excel-Vorlage zur Rechnungserstellung erstellt. Auch eine Variante für Word und Google Sheets stelle ich vor. Die bisherige Rechnungs-Vorlage konnte lediglich mit 19 Prozent Mehrwertsteuer umgehen – das wurde von manchen Besuchern kritisiert. Daher gibt es bei der neuen Vorlage die Möglichkeit, mit 19 und 7 Prozent zu arbeiten.

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Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein schriftliches Dokument, das Sie über eine von Ihnen erbrachte Leistung (z.B. Beratung, Programmierung, Handwerksarbeit) oder eine von Ihnen gelieferte Ware ausstellen. Sie dient als:

1. Zahlungsaufforderung: Sie fordern damit Ihren Kunden auf, den vereinbarten Betrag für Ihre Leistung oder Lieferung zu bezahlen.
2. Nachweis: Sie und Ihr Kunde haben einen Beleg über die erbrachte Leistung, den Preis und die gezahlte Mehrwertsteuer. Dies ist wichtig für Ihre Buchhaltung und für das Finanzamt.

Wie schreibe ich eine Rechnung – allgemeine Pflichtangaben

Egal, ob Sie ein etablierter Unternehmer, ein Selbstständiger oder ein Kleinunternehmer sind, es gibt bestimmte Angaben, die auf jeder Rechnung vorhanden sein müssen, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Diese sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt:

1. Ihr vollständiger Name und Anschrift (die Daten des Rechnungsausstellers).
2. Der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers (die Daten Ihres Kunden).
3. Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.):

Als Kleinunternehmer oder für Rechnungen unter 250 Euro Brutto reicht in der Regel Ihre Steuernummer.

Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen (also kein Kleinunternehmer sind) und Ihre Rechnungen über 250 Euro brutto liegen, müssen Sie in der Regel Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Bei Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland ist die USt-IdNr. beider Parteien zwingend erforderlich.

1. Das Ausstellungsdatum der Rechnung: Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen.
2. Eine fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine einzigartige Nummer haben, die nur einmal vorkommt. Die Nummerierung muss nachvollziehbar und lückenlos sein (z. B. chronologisch).
3. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Geben Sie an, wann die Ware geliefert oder die Leistung erbracht wurde (z. B. „Lieferdatum 15.05.2023“ oder „Leistung im Zeitraum 01.05. – 31.05.2023“). Wenn das Datum der Rechnungsstellung dem Leistungsdatum entspricht, reicht oft der Hinweis auf das Rechnungsdatum.
4. Art und Umfang der Lieferung oder Leistung: Beschreiben Sie genau, was Sie geliefert oder welche Leistung Sie erbracht haben. Seien Sie hier präzise (z. B. „Beratungsleistung Projekt X, 8 Stunden“ oder „Lieferung: 10x Produkt Y“).
5. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Netto-Betrag): Listen Sie die Preise für die einzelnen Positionen (ohne Mehrwertsteuer).
6. Den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag (Mehrwertsteuer): Zeigen Sie, wie viel Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) auf den Netto-Betrag kommt (z. B. 19% von 100 € = 19 €). Achtung: Dies gilt nicht für Kleinunternehmer!
7. Den Gesamtbetrag (Brutto-Betrag): Die Summe aus Netto-Betrag und Mehrwertsteuer.

Praktische und empfohlene Angaben (nicht zwingend vorgeschrieben, aber wichtig):

• Zahlungsbedingungen (z .B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt“).
• Ihre Bankverbindung für die Überweisung.
• Ihre Kontaktdaten (Telefon, E-Mail).

Unterschiede für Unternehmer, Selbstständige oder Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer

Die Begriffe Unternehmer und Selbstständiger werden oft synonym verwendet und beschreiben, dass Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind. Der entscheidende Unterschied für die Rechnung liegt im Status bezüglich der Mehrwertsteuer:

„Standard“ Unternehmer / Selbstständiger (Umsatzsteuerpflichtig):

• Sie haben die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen oder überschreiten die dafür geltenden Umsatzgrenzen.
• Sie müssen auf Ihren Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweisen und diese auch an das Finanzamt abführen.
• Sie können im Gegenzug die Ihnen in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) vom Finanzamt zurückfordern.

Ihre Rechnungen müssen alle oben genannten Pflichtangaben enthalten.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmer (§ 19 UStG):

Sie haben die Kleinunternehmerregelung gewählt, weil Ihr Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird.

• Sie dürfen keine Mehrwertsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen.
• Sie dürfen keine Mehrwertsteuer vom Kunden verlangen.
• Sie müssen keine Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen.
• Sie können keine Ihnen in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) vom Finanzamt zurückfordern.

Wichtigster Unterschied auf der Rechnung: Sie lassen die Punkte 8 (Steuersatz) und 9 (Steuerbetrag) weg und müssen stattdessen einen deutlichen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung geben. Ein üblicher Satz ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Oder: „Im Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Ihre Steuernummer reicht auf der Rechnung in der Regel aus, eine USt-IdNr. ist nicht erforderlich (außer bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, dann gelten Sonderregeln).

Was muss beim Umsatzsteuersatz bei Rechnungsstellung beachtet werden?

Die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) ist eine Steuer auf den Konsum. Sie wird vom Endverbraucher bezahlt.

Als Unternehmer sind Sie im Prinzip nur der „Sammler“ dieser Steuer für den Staat. Sie schlagen sie auf Ihre Netto-Preise auf, ziehen sie vom Kunden ein und führen sie an das Finanzamt ab (in der Regel monatlich oder quartalsweise per Umsatzsteuervoranmeldung).

Der Regelsatz beträgt in Deutschland 19 %. Für bestimmte Leistungen und Produkte (z. B. Bücher, Lebensmittel, Personenbeförderung im Nahverkehr) gilt ein ermäßigter Satz von 7 %. Es gibt auch steuerfreie Umsätze (z. B. bestimmte Finanzdienstleistungen, ärztliche Leistungen).

Kleinunternehmer: Wie oben erklärt, sind Sie von dieser Regelung ausgenommen. Sie berechnen keine Mehrwertsteuer, führen keine ab, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen.

Standard Unternehmer und Freiberufler: Sie müssen den korrekten Steuersatz auf der Rechnung ausweisen und den entsprechenden Betrag berechnen.

Wie kann eine Excel-Vorlage oder Word-Vorlage beim Rechnung schreiben helfen?

Eine Excel-Vorlage kann Ihnen das Schreiben von Rechnungen erheblich erleichtern:

1. Struktur: Sie stellt sicher, dass alle notwendigen Pflichtangaben (Felder für Name, Adresse, Rechnungsnummer, Datum etc.) vorhanden sind und Sie nichts vergessen.
2. Zeitersparnis: Einmal eingerichtet, müssen Sie nur noch die kundenspezifischen und leistungsspezifischen Daten eingeben. Ihre eigenen Daten und die Bankverbindung sind bereits hinterlegt.
3. Automatisierung: Sie können Formeln einrichten, die automatisch den Nettobetrag, den Mehrwertsteuerbetrag (falls zutreffend) und den Bruttobetrag berechnen. Das vermeidet Rechenfehler.
4. Konsistenz: Alle Ihre Rechnungen sehen gleich aus und haben ein professionelles Layout.
5. Nachvollziehbarkeit: Sie können die Vorlage nutzen, um Ihre Rechnungsnummern fortlaufend zu vergeben und alle ausgestellten Rechnungen in einer Datei oder separaten Dateien zu speichern.

Wie erhalte ich aus den Rechnungsvorlagen eine Version als PDF?

Dies ist ganz einfach zu lösen. Öffnen Sie über das Menü den Befehl „Datei“- „Speichern unter“. Nun erscheint das normale Fenster Ihres Betriebssystems zum Speichern bzw. Ablegen Ihres Dokuments. Wählen Sie zuerst den Speicherort und wählen dann im unteren Bereich das Dropdown-Menü zum wählen des Dateiformats. Aus dieser Liste wählen Sie „PDF“. Im Anschluss würde ich empfehlen auf die Version „optimal geeignet zum Drucken“ umzustellen.

Das war es schon – Sie haben eine fertige Rechnung als PDF erstellt!

Fazit zur Verwendung von Rechnungsvorlagen mit Excel oder Word

Eine Rechnung ist Ihr zentrales Dokument zur Abrechnung Ihrer Leistungen. Achten Sie bei der Rechnungserstellung unbedingt auf die Vollständigkeit aller Pflichtangaben. Der Hauptunterschied liegt darin, ob Sie als Kleinunternehmer die Mehrwertsteuerregelung nutzen (kein Ausweis der Steuer, Hinweis auf § 19 UStG notwendig) oder umsatzsteuerpflichtig sind (Ausweis der Steuer mit Satz und Betrag, Angabe der USt-IdNr. i.d.R. erforderlich). Eine Excel-Vorlage kann Ihnen helfen, diesen Prozess zu standardisieren und Fehler zu minimieren.

Wie funktioniert die kostenlose Rechnungsvorlage mit Excel oder Word?

Rechnungsvorlage für Excel

1. Laden Sie Excel-Datei am Ende des Artikels herunter.
2. Öffnen Sie diese mit Ihrem Tabellen-Kalkulations-Programm (vermutlich
3.  Microsoft Excel).
4. Tragen Sie Ihre Firmendaten in die Kopf- und Fußzeile ein (ein Doppelklick an die entsprechende Stelle öffnet den Editor).
5. Falls vorhanden fügen Sie Ihr Logo ein.
6. Achten Sie darauf, auch die Daten oberhalb des Adress-Bereiches zu ändern.
7. Tragen Sie Rechnungsempfänger, -Nummer und -Datum ein.
8. Befüllen Sie die vorbereitete Tabelle mit den Daten Ihrer Lieferung aus.
9. Tragen Sie die Zahl (19 oder 7) ohne Prozentangabe in die Spalte MwSt. (die Mehrwertsteuer wird nun automatisch berechnet).
10. Passen Sie abschließend noch die Grußworte an.
11. Speichern, Ausdrucken, Unterschreiben und versenden – fertig 🙂

Rechnung erstellen mit Word – Achtung Umsatzsteuer und Summen werden nicht automatisch berechnet

1. Laden Sie die Word-Datei im Download-Bereich herunter.
2. Öffnen Sie diese mit Microsoft Word.
3. Tragen Sie oben rechts Ihre Firmendaten ein (es ist ein einfaches Textfeld dafür vorhanden).
4. Fügen Sie Namen und Anschrift als kleinen Text oberhalb des Adressfeldes ein.
5. Tragen Sie in die Fußzeile links Ihre Firmendaten und Steuernummer & falls erforderlich die Umsatzsteuer-Nummer ein. Den rechten Teil können Sie für die Bankverbindung benutzen.
6. Für die Rechung selbst ist der zentrale Teil von Bedeutung. Hier tragen Sie den Empfänger ein und die Dinge, die Sie geliefert, erstellt oder geleistet haben. Achten Sie darauf, dass hier die Umsatzsteuer nicht automatisch berechnet wird. Auch Summierungen funktionieren nicht!
7. Kontrollieren Sie nochmals den Gesamtpreis und Ihre Kontaktinformationen auf Fehler!
8. Speichern Sie Ihre Rechnung mit dem Namen und fortlaufender Nummer.
9. Drucken Sie die Rechnung aus, unterschreiben Sie und verschicken Sie dann per Post oder E-Mail.

Screenshot der Rechnungsvorlagen

Vorlage für Excel

Im Beispiel-Bild sehen Sie dafür schon ein Zahlen eingetragen. Je nach Wert wird diesem dann der entsprechenden Mehrwertsteuer in der Summe unten dazugerechnet.

Update: Eine weitere Spalte zeigt jetzt den genauen Mehrwertsteuer-Betrag an (automatisch).

Vorlage für Word

Downloadbereich der Vorlagen für Excel und für Word und Google Sheets

Kostenloser Download Excel-Vorlage Rechnung mit 19 und 7 Prozent Mehrwertsteuer

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Rechnungsvorlage für Word zum Download

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Rechnungsvorlage für Google Sheets

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Vorlage Google Sheets

Weitere nützliche Excel-Vorlagen

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