Zeiterfassung mit einer Excel Vorlage

So, nun endlich mal wieder eine neue Vorlage für Excel: Diesmal gibt es eine Vorlage zur Zeiterfassung, die sogar Nachtschichten berücksichtigt. Einfach Ankunftszeit, Feierabendszeit und Pausen eintragen und die Netto-Arbeitszeit wird durch Excel automatisch berechnet.

Screenshot der Excel-Vorlage

zeiterfassung mithilfe Excel-Vorlage

Zeiterfassung mithilfe Excel-Vorlage

Download der Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung


Update:

Wie ich anhand meiner aufmerksamen Leser feststellen mußte, funktioniert die Eingabe von Minusstunden aus dem Vormonat in der Zeiterfassungs-Excelvorlage nicht. Excel hat diesbzgl. ein Problem, welches nur über Umwege umschifft werden kann. Ich arbeite gerade an einer Lösung. Jedenfalls ist es nicht möglich in dieses Feld direkt einen negativen Zeitwert einzutragen. Der Wert muss aus einer Berechnung kommen und dann als Text ausgegeben werden. Ich werde also die Excelvorlage zur Zeiterfassung um entsprechende Arbeitsblätter für alle Monate erweitern und versuchen die Saldo-Stunden vom Vormonat automatisch eintragen zu lassen.

Als Zwischenlösung empfehle ich einen 32.Tag mit den entsprechenden Minusstunden zu erstellen.

Andere Quellen für Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung

Wie meine Recherchen ergaben, sind viele Webseite derart mit Werbung überfrachtet, dass es manchmal schwer fällt, den Download-Link zu finden. Teilweise gibt es sogar Links, die einem eine “exe-Datei” anbieten wollen. Davon würde ich nur abraten: Mit einer Exe-Datei können neben der Tabelle noch Viren oder Trojaner auf das System gebracht werden – also Vorsicht!

56 Gedanken zu „Zeiterfassung mit einer Excel Vorlage

  1. Bayer, Shiqin

    Danke habe Dich gefunden. Das Probleme ist, die Fomel

    kommen 9:12, gehen 12:00, haben 3 stunden,

    12:00-9:00(mit zeilen) kommt nich richtig aus. wie stelle ich ein?

    Zeil g5 (3) = zeil D5 (12:00) – heil C5 (9:oo) , lässt sich nicht richtig raus kommen.
    Bitte um tip

    thx

  2. Kevin

    hallo,

    Ich habe die zip datei runtergeladen, bekomme es aber irgendwie nicht hin die Excelliste zu finden?

    Kann mir einer behilflich sein.

    lg

  3. Röwekamp

    Die Zeiterfassung Exel funktioniert soweit. Problem habe ich nur bei der Eingabe eines Minussaldo aus dem Vormonat – also wenn ich z.B. -15:00 eingebe, wirft das Programm eine Fehlermeldung aus. Wie muß ich den Minussaldo eingeben?

    Danke und herzlichen Gruß
    Walter

    1. Michael

      Wie hast du’s hinbekommen, dass dir die Zelle F39 auch Minuszeiten anzeigt? Das klappt bei mir beim Besten Willen nicht. Ich bin gerade dabei, mir selbst so eine Zeitsaldenliste zusammenzubauen, da ich eine andere Formatierung brauch. Aber bei Minusstunden zeigt Excel einfach nur “#########” an.

      Hab sogar versucht einfach deine Zelle zu kopieren, aber nicht mal das geht :-/

      Danke und Gruß

      1. Abdul

        Hallo, Minusstunden werden angezeigt, wenn du unter Optionen Erweitert Berechnung das Kontrollkästchen für die 1904 anklickst.

  4. Bianca

    Wie kann man die Soll-Stunden / Monat ändern? Wenn ich 173 eingebe, kommt da nur Quark raus … ist auch so eine merkwürdige Formatierung drauf?!
    Danke euch schon mal!

  5. Dieter Bastian

    Hallo, erst einmal vielen Dank für deine Vorlage. Irgendwie zählt sie die Std. nicht zusammen. Hab beim ganzen Monat 1.46 Std. Unten im Endergebnis steht Value. Formatierung h:mm, Formeln sind logisch nachvollziebar aber er rechnet falsch. Ne Idee?
    Danke, Dieter

  6. Dieter Bastian

    Hallo Philipp, wenn ich zeiten eintrage stimmt das tagesergebnis. die adition des tagesergebnis zu gesammtstd. funzt nicht, geht bis 23:59 und dann wieder 00:00. hast du ne lösung?

  7. Engelbert Schuhmann

    Hallo Dieter

    Du musst die Formatierung der Zelle F36 ändern in [h]:m damit Excel nicht mehr modulo rechnet. Dann bekommst du die richte Summe angezeigt. (Excel 2010)

    1. Philipp

      Super – vielen Dank! Genau da lag das Problem.
      Ich bin leider gerade im Urlaub und kann die Download-Version nicht verbessern und aktualisieren..
      Lösung nochmal für alle:
      Feld F36 klicken, STRG + 1 drücken und unter “Zahlen” und “Benutzdefiniert” Format auf [h]:m (statt h:m) ändern.

      1. Dieter Bastian

        War faul, hab hab das auch an Engelbert geschrieben und kopiert. ;-)

        Vielen Vielen Dank, das war die Lösung! Hab dann leider noch festgestellt das mein OfficeSuite 7.0 Pro auf dem Tablet mit Formeln nicht richtig um kann. Nutze nun für Excel Dateien King Soft Office Free, das funzt. Schade das ne Pro Version das nicht kann.

        Danke nochmals euch beiden und dir einen schönen Resturlaub.
        Gruß, Dieter

    2. Dieter Bastian

      Vielen Vielen Dank, das war die Lösung! Hab dann leider noch festgestellt das mein OfficeSuite 7.0 Pro auf dem Tablet mit Formeln nicht richtig um kann. Nutze nun für Excel Dateien King Soft Office Free, das funzt. Schade das ne Pro Version das nicht kann.

      Danke nochmals euch beiden…

  8. Jörg Möller

    Hallo warum erscheint bei eingabe von 20 Arbeitstagen X 8 Stunden unter Summer der arbeitstage 16 Arbeitstunden. Es müßte doch heißen 160 Stunden. Unter durchschnitt wäre 8 Stunden.

    1. Philipp Kuhlmann Artikelautor

      Habe die Excel-Dateien nochmal neu hochgeladen. Feld F39 muß mit [h]:mm formatiert sein (Strg + 1 drücken und unter Zahlen diese Formatierung eintragen). Die neuen Dateien dürften jetzt aber funktionieren.

  9. Michael

    Wie hast du’s hinbekommen, dass dir die Zelle F39 auch Minuszeiten anzeigt? Das klappt bei mir beim Besten Willen nicht. Ich bin gerade dabei, mir selbst so eine Zeitsaldenliste zusammenzubauen, da ich eine andere Formatierung brauch. Aber bei Minusstunden zeigt Excel einfach nur “#########” an.

    Hab sogar versucht einfach deine Zelle zu kopieren, aber nicht mal das geht :-/

    Danke und Gruß

      1. DøñE

        Normalerweise ja, so weiß ich das auch. Lag hier aber irgendwie mit der Formel zusammen bzw mit dem eingestellten Jahreszählsystem. Konnte das an meinem Computer am Arbeitsplatz leider nicht umstellen.
        Hab mir anhand deiner Vorlage aber eine eigene neue gebastelt, die meinen Bedürfnissen noch besser entspricht.

        Danke trotzdem für deine Hilfe. :)
        Gruß
        Michael

  10. Richard

    Super einfaches Programm….. einzig es gelingt mir nicht die Pausen automatisch abzuziehen. Bei einer Arbeitszeit von unter 4 Stunden möchte ich KEINE Pause abziehen – über 4 Stunden möchte ich automatisch eine 1/2 Stunde Pause in Abzug bringen. Die Prüfung der Arbeitszeit mit WENN-DANN-SONST ist erfolglos….?

  11. Heike

    Echte tolle Vorlage! Doch im Feld Sollstunden, stimmt die Formatierung nicht. Ich kann keine 176 Std. (Jan. 2014 – 22 AT mit 8 Std.) eintragen! Im Feld ist ein Datum und Uhrzeit (07.01.1904 16:00:00) hinterlegt. Wie kann ich das ändern?

  12. Manfred Schwarz

    hallo
    wirkliche eine tolle Vorlage,aber wie trage ich die Minusstunden aus Vormonat ein,die dann auch berechnet werden.
    Bitte um Hife

    1. Mario

      Vorlage ist supi.. habe die Formel in der Arbeitszeit Spalte geändert in =WENN(G5=”U”;REST(D5-C5-E5+”08:00″;1);REST(D5-C5-E5;1)) – dann wird aus der Abwesenheitsspalte der Urlaub eingetragen wenn dort ein “U” eingetragen wird… lässt sich dann noch erweitern mit Krank

  13. Giovanni

    Hallo finde die Tabelle Top, nur kann ich keine Minusstunden vom Vormat eingeben! Mache ich was galsch oder bin ich einfach zu blöd. Über eine Antwort wäre ich dankbar

  14. Christine

    Wie kann ich Minusstunden vom Vormonat eintragen und wie bekomme ich bei der Vorlage weitere Tabellenblätter für die anderen 11 Monate?

  15. Almin

    Hallo,
    vielen Dank für den Stundenzettel.
    Jedoch muss ich die Sollzeit ändern “07.01.1904 16:00:00″. Sie muss bei mir wie folgt sein, es muss sich dabei um eine 38 Stunden Woche handeln, 38 Std – 164,67.
    Wie kann ich das ändern?
    Danke schon mal

  16. Thomas

    Hallo,
    ich kann mich der Frage von Nina nur anschließen.
    Wie pflege ich Urlaubs- bzw. Krankheitstage?

    Vielen Dank für die Antwort.

  17. Hubert

    Die Tabelle ist im großen und ganzen ganz gut.
    Allerdings bin ich Nachtschichtler und ich GEHE morgens und KOMME abends. somit ist es für mich leider nicht nutzbar. Wie ich sehe wird nur die Differenz von Kommt und Geht (+pause) gerechnet. Bei mir ist es allerdings so, dass ich Tagüberschreitend arbeite, Ich komme um 22 Uhr abends und gehe am Folgetag um 6 Uhr morgens.

    Ist das irgendwie realisierbar?

  18. Amayas

    Hallo :) die Vorlage ist wirklich super. Vielen Dank! Nur mit den Minusstunden vom Vormat scheint es immer noch keine Lösung zu geben… und ich verstehe nicht wie ich die Minusstunden in einem 32.Tag eingeben soll. Wäre für eine Antwort sehr dankbar

  19. Mario

    Hallo Phillip, habe Deine Vorlage etwas bearbeitet.
    Nachtarbeitszeit ( z.B. 22:00-06:00) wird richtig berechnet, wenn in Abwesenheitsspalte “U” oder “K” eingetragen wird, wird automatisch die Tagesarbeitszeit eingetragen, Zeile Tagesarbeitszeit eingetragen ( zur Berechnung z.B. 6h oder 8h etc.). Würde gerne die neue Datei zum Download anbieten.

  20. Peter

    Hallo,
    das Formular ist super habe es auch noch ein wenig angepasst und hätte da noch eine Frage.
    Und zwar lasse ich mir in Spalte A welche ich ein wenig größer gemacht habe den Wochen Tag anzeigen mittels z.B. =B5 und als Formatierung TTT.
    Soweit so gut.
    B5 habe ich als TT Formatiert =DATUM(I3;12;1).
    Jetzt zu meiner Frage
    Ich würde gerne folgendes schreiben =DATUM(I3;I2;1)
    Dabei muss ich I2 dann wie folgt Formatieren MMMM
    Mit 01.12.1904 wird mir im B5 funktioniert es fast, jedoch stimmen die Wochentage (TTT) nicht da 1904 verwendet wird.
    Wenn ich 2014 eingebe bzw. die Zahl 40877=01.12.2014 wird mir dann das Feld B5 nicht mehr richtig angezeigt!
    Bekomme nur den Wert #ZAHL!

    Wie kann ich das Umsetzen?

    Eine andere Erweiterung die ich gemacht habe ist das wenn man in der G Spalte eine Zeit einträgt z.b. Zeitaugleich diese bei der Summer der Arbeitsstunden dazu gerechnet wird.

    =WENN(SUMME(F5:F35:G5:G35);SUMME(F5:F35:G5:G35);””)

    Würd mich über eine Antwort freuen.

      1. Peter

        Nachdem die Sollstunden / Monat schwanken können lasse ich mir das ganze von Excel ausrechnen.

        Und zwar wie folgt:

        In der Spalte I47 trage ich die Wochenstunden laut Vertrag ein bei mir 38,5 also 38:30.
        In Spalte H47 die Wochen Arbeitstage. Ich habe eine 5 Tage Woche.

        In I45 werden mir die Stunden pro tag ausgerechnet mit der Formel I47/H47 ergibt bei mir 7:42.

        In der Spalte H45 trage ich dir Formel =NETTOARBEITSTAGE(B5;B35;Feiertage!B3:B18) ein.

        Diese Formel berechnet die Arbeitstage in einem Monat.
        Es werden Wochenenden und Feiertage rausgerechnet.

        In der Formel steht am ende ;Feiertage!B3:B18)
        dieser Teil der Formel bezieht sich auf einen zweiten Reiter Namens Feiertag in dem ich mir die Feiertage für das jeweilige Jahr berechnen lasse.

        Man kann stattdessen auch die Feiertage händich eintragen oder auch weg lassen.

        Sollstunden / Monat errechnet sich dann so H45*I45

  21. Markus

    Toll wäre noch, wenn es diese Vorlage so geben würde, das im Hintergrund der Kalender liegen würde…

    …..also ich gebe z.B. in A1 den Monat und das Jahr an….dann erscheinen sofort die jeweiligen Arbeitstage mit dem passendem Datum……

    Sprich:

    November 2014

    01.11.14 war ein Samstag und somit kein “”normaler”” Arbeitstag (Schichtarbeiter etc. verzeiht mir!!)

    Wenn das noch möglich wäre, dann wäre das absolut perfekt!

    Leider bin ich in Excel nicht so firm, das ich das selbst hinzufügen könnte!

    Kann mir jemand helfen ????

    Hoffe Ihr könnt meinen Wunsch verstehen!!!

    Dank schon mal rechtherzlich für eure Bemühungen!

    Gruss

    Markus

  22. Peter

    Hallo Markus,

    ich weiß es ist nicht ganz das was du willst aber vielleicht reicht das auch!?
    Formatiere die Spate A5- A35 Benutzerdefiniert -> TTT
    In Spalte A5 schreibst du dann =B5 usw.

    In B5 steht bei mir (z.B. für November) =DATUM(I3;11;1) -> I3 steht das Jahr!

    Ps.: Ich habe für jedes Monat einen eigenen Reiter

    Lg Peter

  23. Peter

    Hi!

    Kann mir wer bei folgender Formel helfen?

    =WENN(G6=”K”;””;WENN(G6=”U”;””;WENN((D6-C6)>=6:00;0:30;””)))

    Ich bekomme immer einer Fehlermeldung und weiß nicht warum!

    Mit der Formel möchte ich das wenn ich länger als 6 Stunden arbeite Automatische 30min. Pause eingetragen werden.

    Bei “U”rlaub oder “K”rankenstand soll das nicht passieren!

    Lg Peter

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