Excel Vorlage Wartungsplan kostenlos – sicher ist sicher

Nichts ist schlimmer als ein unerwarteter Maschinenausfall. Egal ob man privat mit dem Auto liegen bleibt oder ein wichtiges Bauteil einer Baumaschine ausfällt, es kostet Zeit, Nerven und Geld.

Um produktiv und einsatzbereit zu bleiben, macht es Sinn, einen Wartungsplan zu nutzen. In diesem Artikel biete ich so ein Tool kostenlos an.

Hier geht’s direkt zum Download.

Was ist ein Wartungsplan?

Ein Wartungsplan ist ein Dokument, das festlegt, wann und wie oft bestimmte Wartungsarbeiten an einem Gerät oder einer Anlage durchgeführt werden sollen. Solche Arbeiten können zum Beispiel das Reinigen, Schmieren, Reparieren oder Austauschen von Teilen sein.

Warum ist ein Wartungsplan wichtig?

Eine Wartungsplanung hat viele Vorteile. Er kann helfen, die Lebensdauer von Geräten zu verlängern, die Sicherheit zu erhöhen und unerwartete Ausfälle zu vermeiden und ist generell effizient. Um diese Vorgänge zu optimieren, hilft ein Wartungsplaner sehr.

Vorteile vom Wartungsplaner

• Erhöhte Lebensdauer: Regelmäßige Wartungsarbeiten können dazu beitragen, dass ein Gerät oder eine Anlage länger hält (achten Sie daher auf Einhaltung der vorgeschriebenen Wartungsintervalle!)
• Erhöhte Sicherheit: Wartungen können dazu beitragen, dass ein Gerät oder eine Anlage sicherer ist.
• Vermeidung von Ausfällen: Regelmäßige Wartungsarbeiten können dazu beitragen, unerwartete Ausfälle zu vermeiden.
• Senkung der Kosten: Regelmäßige Wartungsarbeiten können dazu beitragen, die Kosten für Reparaturen und Ersatzteile zu senken.

Gratis Excel Vorlage für einen Wartungsplan für Anlagen und Maschinen

Um Ihnen den Einstieg in die Wartung zu erleichtern, habe ich eine kostenlose Excel-Vorlage mit Tabellen für Wartungspläne erstellt. Der Wartungsplan Excel enthält Felder für die folgenden Angaben:

• Beschreibung des Objekts
• Art der Wartungsaufgaben
• Kontaktpersonen
• Häufigkeit der Wartungsarbeit
• Datum der letzten Wartungsarbeit
• Jährlicher, monatliche, wöchentliche und tägliche Übersicht (verschiedene Intervalle sind möglich)

So können Sie effektiv Ausfallzeiten vermeiden und Verantwortlichkeiten festlegen. 

Wartungen sind nicht lästig – mit einem Plan der Wartungsdaten lässt sich diese Arbeit strukturiert und übersichtlich bewältigen.

Wartungsplan erklärt auf YouTube

Hier eine Erklärung zur untenstehenden Vorlage – und nicht vergessen, unserem Kanal zu folgen!

Screenshots zum Aufbau der Vorlage zum Wartungsplan

Übersicht des Excel Planers

Übersicht der Arbeiten und Details zur Maschine. Alle Angaben zur Maschine und den Wartungsarbeiten werden automatisch in die anderen Arbeitsblätter übertragen.

Hier legen Sie fest, welche Arbeiten täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich gemacht werden sollten. Diese Tätigkeiten übertragen sich automatisch über eine Formel in die jeweiligen Arbeitsblätter.

Täglicher Wartungsplan

Im Arbeitsblatt „tägliche Wartung“ finden Sie alle Angaben aus der Übersicht wieder (wo eine „0“ steht, wurden bisher keine Daten hinterlegt).

Im unteren Bereich können Sie dann alle erforderlichen Einträge zu einer Wartung machen, für jeden Tag des Monats. Den Monat müssen Sie bitte per Hand anpassen.

Auch die Art der Arbeiten werden hier angezeigt.

Wöchentlicher Wartungsplan

Der wöchentliche Planer unterscheidet sich nur durch die Angabe von Kalenderwochen anstelle von Wochentagen.

Monatlicher Wartungsplan

Hier werden die Monate angegeben, in denen die Wartung erfolgen sollte. Auch hier ist in der Original-Excel-Datei ein Hinweis auf die zu erledigenden Arbeiten vorgesehen.

Jährlicher Wartungsplan

Zum Abschluss noch die Wartung, die einmal im Jahr durchgeführt werden sollte – dem Jahresplaner. Die Wartungsarbeiten werden automatisch übernommen und hier dargestellt.

Download der Excel-Vorlage Wartungsplaner

Hier können Sie die XLSX Datei laden, mit den notwendigen Daten die Spalten ausfüllen und ausdrucken.

Vermutlich ist es sinnvoll, die Ausdrucke direkt an der Maschine in einem Ordner aufzubewahren.

Achten Sie auf eine regelmäßige Wartung – am besten integrieren Sie diese in Ihre Projektplanung!

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Eine Version für Google Sheets kann man hier einsehen.

Die englische Version finden Sie hier.

Bonus: Wartungsprotokoll

Meistens kommt zum Wartungsplan noch ein Wartungsprotokoll hinzu. Die durchgeführten Arbeiten sollten ja auch erfasst und bewertet werden.

Wartungsprotokoll: So dokumentieren Sie Ihre Wartungsarbeiten

Ein Wartungsprotokoll ist ein Dokument, in dem alle relevanten Informationen zu Wartungsarbeiten an einem Gerät oder einer Anlage festgehalten werden. Es dient dazu, den Überblick über die durchgeführten Wartungsarbeiten zu behalten und bei Bedarf nachzuvollziehen, was wann und wie durchgeführt wurde.

Warum ist ein Wartungsprotokoll wichtig?

Besonders hervorzuheben sind folgende Gründe für das Führen eines Wartungsprotokolls:

• Dokumentation: Das Wartungsprotokoll dient als Dokumentation der durchgeführten Wartungsarbeiten. Dies kann wichtig sein, um bei Gewährleistungsansprüchen oder bei der Planung zukünftiger Wartungsarbeiten nachzuweisen, dass die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt wurden (Stichwort lückenlose Wartungshistorie).
• Überblick: Das Wartungsprotokoll hilft, den Überblick über die durchgeführten Wartungsarbeiten zu behalten. Dies kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Wartungsarbeiten durchgeführt werden und dass die Geräte und Anlagen in einem guten Zustand gehalten werden.
• Nachvollziehbarkeit: Das Wartungsprotokoll dient der Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Wartungsarbeiten. Dies kann hilfreich sein, wenn Probleme mit einem Gerät oder einer Anlage auftreten und es notwendig ist, die durchgeführten Wartungsarbeiten zu überprüfen.

Wie sollte ein Wartungsprotokoll geführt werden?

Ein Wartungsprotokoll sollte folgende Informationen enthalten:

• Gerät oder Anlage: Das Gerät oder die Anlage, an der die Wartungsarbeiten durchgeführt wurden.
• Art der Wartungsarbeit: Die Art der durchgeführten Wartungsarbeit, z. B. Reinigung, Schmierung, Reparatur oder Austausch von Teilen.
• Datum der Wartungsarbeit: Das Datum, an dem die Wartungsarbeit durchgeführt wurde.
• Durchgeführte Arbeiten: Eine detaillierte Beschreibung der durchgeführten Arbeiten.
• Ergebnis der Wartungsarbeit: Ein kurzes Fazit, ob die Wartungsarbeit erfolgreich war.

Screenshot vom Wartungsprotokoll

Tipp:

Wenn Sie einen Wartungsplan erstellen, sollten Sie auch ein Wartungsprotokoll erstellen. So können Sie die durchgeführten Wartungsarbeiten ordnungsgemäß dokumentieren und den Überblick über Ihre Geräte und Anlagen behalten.

Download des Wartungsprotokolls:

Andere Möglichkeiten zur Wartung

Sicher ist es nicht jedermanns Sache, mit Excel die Wartung zu protokollieren und zu überwachen. Gerade wenn es um Termine geht, wäre eine Software angebracht, die an die wichtigen Dinge automatische Erinnerungen erzeugt bzw. ausgibt.

Hier finden Sie drei Anbieter, die gute Lösungen parat haben:

1. Planradar (umfangreiches Facility-Management)
2. Hoppe Unternehmensberatung hat einen Wartungsplaner im Angebot
3. Auch Foxtag bietet einen Wartungsplaner an