Veranstaltungsplanung mit Excel

Jede Form einer Veranstaltung obliegt einer genauen Planung. Sei es ein privates Fest zu organisieren oder ein Event für die Firma oder gar einen externen Auftragsgeber bei seiner Feier oder Auftritt zu unterstützen.

Hier darf nichts dem Zufall überlassen sein, sonst kommt es schlimmstenfalls sogar zum Platzen des Events, weil zum Beispiel eine erforderliche Genehmigung nicht vorliegt.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, habe ich eine Art Checkliste für die Eventplanung mit Excel erstellt.

Aufbau des Veranstaltungsplaners

Die Excelvorlage ist in mehrere Arbeitsblätter unterteilt:

  • Allgemeines
  • Programm
  • Dienstleister
  • Auflagen
  • Marketing
  • Teilnehmerliste

Auf Basis dieser Zusammenstellung sollte es Ihnen leicht fallen, alle Notwendigkeiten zu berücksichtigen. Ergänzen Sie einfach die Einträge um Ihre individuellen Anforderungen oder wählen aus den vorgefertigten Dropdowns.

Im Einzelnen sieht es dann so aus..

Registerblatt Allgemeines

Checkliste Allgemeines zur Veranstaltung

Hier halten Sie fest, um welche Art des Events es sich handelt, wie lange es geht, wie das Motto lautet, welches Ziele Sie verfolgen und wie sich die Zielgruppe zusammensetzt.

Zusätzlich ist natürlich die Teilnehmerzahl, deren Nationalität, Konfession und die Anzahl von Kindern und/oder Ehepartnern wichtig bzw. kann wichtig sein.

Die finanzielle Komponente kann eine Rolle spielen, daher wurde eine Rubrik für eigen- und fremdfinanziert eingefügt.

Ort und Lage der Veranstaltung ist von Bedeutung, da an diese auch verschiedene Randbedingungen geknüpft sind. Ein Outdoor-Event stellt sich gegenüber einem Konferenzsaal in vieler Hinsicht komplizierter dar.

Wichtig ist auch die Frage der Ausstattung, die bereits vorhanden ist bzw. die noch organisiert werden muss:

  • Bühne
  • Fahrstuhl
  • Garderobe
  • Stellplätze
  • Küche
  • Künstlergarderobe
  • Werkstatt
  • Technik (IT, Serverraum, Internet, WiFi, Beamer etc.)

Ausstattungen werden durch ein Dropdown gefüttert. Tragen Sie dafür in die Spalte, die rechts neben dran steht, Ihre Werte ein. Sie erscheinen dann automatisch im Dropdown-Menü.

Auch im Register „Allgemeines“ gibt es eine Checkliste für

  • Schlüssel, Generalschlüssel
  • Telefonliste aller beteiligten Planer und Verantwortlichen
  • ausgearbeitetes Notprogramm

Das Programm des Veranstaltungsplaners

Im nächsten Arbeitsblatt geht es um das eigentliche Programm. Hier können Sie einer Übersicht sämtliche Programm-Punkte erfassen und Zeiträume, Inhalte, Akteure und Verantwortliche eintragen.

Das eigentliche Programm einer Veranstaltung

Eine weitere Unterteilung in Hauptprogramm, Einzelaktion, laufende Aktionen und Highlights geben noch mehr Möglichkeiten, alles zu berücksichtigen.

Natürlich können Sie die Liste beliebig ergänzen.

Dienstleister, die für die Veranstaltung benötigt werden

Dienstleister, die für die Veranstaltung engagiert sind / werden

Im Arbeitsblatt „Dienstleister“ werden alle Arten der Unterstützung aufgeführt. Vom Bühnenbau bis zur Werbung ist alles vertreten (hoffentlich):

  • Bühnenbau
  • Film / Musik
  • Fotograf
  • Hostessen
  • Künstlermanagement
  • Laser-Technik
  • Pyro-Technik
  • Moderator
  • Outdoor
  • Referenten
  • Transfer
  • Transport
  • Werbung
  • Catering / Verpflegung
  • Unterbringung

Auflagen bei einer Veranstaltung

Welche Behörden müssen informiert werden? Ist Hausmeiser, Feuerwehr, Sanitärdienst notwendig? Gibt es eine Sperrstunden oder anderes, was berücksichtigt werden muss?

Anhand dieser Checkliste können Sie alles überprüfen.

Auflagen bei einer Veranstaltung behalten Sie so im Blick

Marketing des Events

Je nach Art des Events können unterschiedliche Arten des Marketings zum Einsatz kommen. Manches kann von der Firma direkt oder durch eine Agentur geleistet werden. Auf jeden Fall sollten Herstellung und Veröffentlichung rechtzeitig erfolgen, damit Interessierte den Termin auch wirklich wahrnehmen können.

Welche Marketing-Maßnahmen sollen erfolgen; welche Drucksachen müssen erstellt werden

Folgende Dinge können von Bedeutung sein:

  • Corporate Identity (CI, Logo, Farben, Schriften)
  • Drucksachen, Flyer erstellen und verteilen (s. u.)
  • Direktwerbung per Mail oder Post
  • Website
  • Radio, TV
  • Social Media
  • Social Media Marketing (Facebook ADs z.B.)
  • Sponsoren

Drucksachen

  • Einladung, Flyer
  • Programm
  • Briefpapier
  • Umschläge
  • Schilder (Namen, Ansteck, Tisch, Beschilderung, Rednerpult)
  • Banner
  • Roll-Up-Displays
  • Formulare
  • Listen
  • Mappen
  • Give-away

Teilnehmerliste zur Veranstaltung

Teilnehmerliste einer Veranstaltung

Das wichtigste zum Schluss. Die Liste der Teilnehmer darf natürlich nicht fehlen! Erfassen Sie hier die Namen, die Anzahl der Personen, die den Teilnehmer womöglich begleiten, und das Datum der Zusage oder Absage.

Ein Nachhaken bei keiner Rückmeldung ist sicher auch eine gute Idee.

Downloadbereich des Veranstaltungsplaners

Im nachfolgenden finden Sie den Download zur Excel-Datei für eine Veranstaltungsplanung.

Schreibe einen Kommentar