Excelvorlagen können in der Personalplanung auf verschiedene Weise helfen. Die Einsatzzwecke gehen über die einfache Anwesenheitsliste bis zur komplexen Urlaubsplanung und je nach Größe der Firma auch um Budgetierung, Fortbildung und Einstellung neuer Mitarbeiter.
Insgesamt können Excelvorlagen in der Personalplanung dazu beitragen, den Arbeitsablauf zu optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und die Kosten im Auge zu behalten.
Folgende 5 Vorlagen werden in diesem Artikel angeboten:
- Zeit- und Anwesenheitsplanung: Eine Excelvorlage, um die Arbeitsstunden und Anwesenheit von Mitarbeitern zu verfolgen und zu planen. Dies kann dazu beitragen, Überstunden zu vermeiden, sicherzustellen, dass genügend Personal vorhanden ist und die Arbeitszeit fair zu verteilen.
- Personalentwicklung: Eine Excelvorlage, um den Fortschritt der Mitarbeiterentwicklung zu verfolgen, indem Schulungen, Zertifizierungen und andere Entwicklungsmöglichkeiten geplant und überwacht werden. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.
- Urlaubsplanung: Eine Excelvorlage, um den Urlaub und andere Abwesenheiten von Mitarbeitern zu planen und zu verfolgen. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter anwesend sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, und dass die Mitarbeiter ihre Urlaubstage nutzen können, wenn sie sie benötigen.
- Checkliste bei Neueinstellung: Hier können alle wesentliche Punkte überprüft werden, die bei einer Neueinstellung wichtig sind. Zum Beispiel Krankenkasse, Aktivitäten der nächsten Wochen, Einführung in die Betriebsstrukturen usw.
- Arbeitszeitberechnung: Natürlich muss die tägliche bzw. monatliche Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfasst werden. Sofern dies nicht digital per Chipkarte gemacht wird, kann diese Vorlage dabei helfen.
Inhaltsverzeichnis
- Zeit- und Anwesenheitsplanung für die Personalplanung
- Excelvorlage für die Personalentwicklung
- Urlaubsplanung mit einer Excelvorlage
- Checkliste bei Neueinstellung
- Arbeitszeitberechnung
- Weitere Vorlagen für eine gute Personalplanung
Zeit- und Anwesenheitsplanung für die Personalplanung
Fangen wir mit einer einfachen Anwesenheitsliste an. Diese können Sie in Excel bearbeiten oder ausdrucken und alles per Hand eintragen. Für jeden Monat gibt es ein Arbeitsblatt und neben dem Namen lässt sich auch die Abteilung erfassen. Tragen Sie die entsprechenden Kürzel für anwesend, krank usw. ein und Sie haben einen guten Überblick über Ihr Personalstand.
Excelvorlage für die Personalentwicklung
Der Bereich Personalentwicklung ist sehr komplex und geht in viele Bereiche: Schulung, Beurteilung, Erfassung der Kenntnisse, Führung, soziales Verhalten usw.
Für den Anfang habe ich eine simple Vorlage erstellt, mit der man verschiedene Punkte des Personals erfassen und auswerten kann. In der Zusammenfassung erkennt man die Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters und kann daraus Schulungs-Maßnahmen ableiten.
Bei kenjo.io gibt es einen sehr umfassenden Schulungsplan für Mitarbeiter.
Urlaubsplanung mit einer Excelvorlage
Die Ferienplanung der Mitarbeiter ist sehr wichtig. Ohne sie könnten Abteilungen unterbesetzt sein oder Urlaubstage falsch kalkuliert werden. Mit folgender Vorlage bekommen Sie eine Übersicht über Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter. Außerdem können Sie Ihr Bundesland auswählen und automatisch werden alle Ferien zum entsprechenden Jahr eingetragen. Sobald Ferientage mit „1“ in das entsprechende Datumsfeld gesetzt werden, wird dies im Urlaubsanspruch addiert und in einer Tabelle dargestellt. Mit „0,5“ können Sie auch halbe Tage vergeben.
Es gibt auch noch andere Vorlagen zur Urlaubsplanung auf Excel-Vorlagen.
Checkliste bei Neueinstellung
Bei der Eingliederung in Unternehmensstrukturen sind viele Dinge zu berücksichtigen. Nicht nur die Produktivität, auch die soziale Integration und die Zufriedenheit und Wünsche des „Neuen“ müssen erfolgen.
Dieser Prozess gestaltet sich natürlich in jeder Firma anders. Bei einem großen Unternehmen ist viel mehr zu berücksichtigen als in einem kleinen Betrieb mit wenigen Hierarchien und Abteilungen.
Die vorliegende Vorlage kann daher beliebig angepasst und ergänzt werden.
Arbeitszeitberechnung
Falls die Erfassung der Arbeitszeit nicht mit Chipkarten oder anderer Technik erfasst wird, ist eine Protokollierung durch den Mitarbeiter notwendig. Mit der folgenden Vorlage können bequem alle Daten eingetragen werden. Die Stunden werden automatisch summiert. Auch Fehltage wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Überstundenabbau können berücksichtigt werden.
Falls Ihnen die Vorlagen gefallen haben, freue ich mich über eine kleine Spende:
Weitere Vorlagen für eine gute Personalplanung
Auf Excel-Vorlagen gibt es noch weitere nützliche Planer:
- Tagesplaner
- Wochenplaner
- Monatsplaner für 2023
- Jahresplaner für 2023
- Telefonnotizen mit einer Excel-Vorlage
Zur Mitarbeiterbewertung gibt es eine Matrix von alle-meine-vorlagen.de.
Und in einem Beitrag von smartsheet.com finden Sie 15 Personalplanungs-Vorlagen.