Anwesenheitsliste als Excel Vorlage

Wenn Sie eine Anwesenheitsliste in Excel erstellen oder eine fertige Vorlage nutzen möchten, finden Sie hier kostenlose Downloads. Eine solche Liste ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Teilnahme von Personen an Besprechungen, Veranstaltungen oder Kursen zu dokumentieren.

Wir bieten Ihnen verschiedene kostenlose Vorlagen als Vordruck, die Sie flexibel nutzen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können

Hier geht’s direkt zum Download..

Wichtiges zur Anwesenheitserfassung

• Anwesenheitslisten helfen, die Teilnahme und Abwesenheit von Personen systematisch zu erfassen.
• Sie dienen der Dokumentation für verschiedene Zwecke, von der Schule über den Verein bis zum Unternehmen für die Zeiterfassung.
• Kostenlose Vorlagen in Formaten wie Excel, PDF oder Word erleichtern die schnelle Erstellung.
• Eine sorgfältige Führung ist wichtig, auch im Hinblick auf den Datenschutz.

Welche Anwesenheitslisten Vorlagen sind im Angebot?

Für die Kontrolle der Anwesenheit, habe ich zwei Excel Vorlagen erstellt, in der man monatlich per Haken oder Namenskürzel, die Anwesenheit überprüfen bzw. festhalten kann.

Die eine Liste ist für das Jahr 2025 und 2026 und enthält jeweils 12 Arbeitsblätter, mit den Monaten Januar bis Dezember und den entsprechenden Wochentagen. Ich denke, diese Vorlage ist gut geeignet für das Überprüfen der Anwesenheit von Mitarbeitern und für die Personalplanung im Allgemeinen.

Die andere allgemeinere Anwesenheitsliste ist zeitunabhängig, d. h. man trägt einfach das Datum für die Veranstaltung ein.

Anwesenheitslisten erklärt auf YouTube

Für unsere Leser, die gerne visuell alles erklärt haben möchten, haben wir einen YouTube-Kanal erstellt. Das folgende Video erklärt die Handhabung unserer Anwesenheitserfassung:

Wie funktioniert die Anwesenheitsliste?

Für die Erfassung der Anwesenheits-Vorlage mit Jahr-Angaben gehen Sie folgendermaßen vor:

• Laden Sie die Datei herunter (sie lässt sich am Ende dieses Artikels downloaden) und öffnen Sie diese mit Excel.
• Wählen Sie das Arbeitsblatt für den entsprechenden Monat. Wenn Sie zum Beispiel am 3.3. ein Meeting haben, wählen Sie das Blatt März.
• Tragen Sie dort in der linken ersten Spalte die Personen ein, die an Ihrer Besprechung teilnehmen werden.
• Drucken Sie die ausgefüllte Seite mit Ihrem Drucker aus.
• Am Tag des Meetings kann jeder Anwesende sein Namenskürzel in die Liste beim entsprechenden Wochentag setzen.

Die allgemeine Anwesenheitsliste funktioniert auf diese Weise:

• Auch hier laden Sie zuerst die Datei herunter und öffnen Sie mit Excel oder einem anderen Tool zur Tabellenbearbeitung.
• Nun können Sie das Arbeitsblatt direkt ausdrucken und von Hand ausfüllen.
• Natürlich können Sie die Angaben zur Veranstaltung auch in die Tabelle eingeben und erst dann ausdrucken.

Neu: Diese Liste gibt es jetzt auch im Word-Format!

Screenshots der Anwesenheitsliste in Excel

Anwesenheitsliste am Beispiel 2026 – monatliche Erfassung

Anwesenheitsliste allgemein (Datums-unabhängig)

Download der Anwesenheitslisten

Hier folgen die Dateien zum kostenlosen Herunterladen.

Wer Gefallen an der Vorlage hat, kann gerne über Paypal spenden und diese Website unterstützen 🙂

Liste für 2025 als Excel-Datei und PDF zum Download:

Download der Anwesenheitsliste für 2026

Download für Google Sheets.

Wer eine Anwesenheitsliste auf Englisch benötigt, kann hier auf meiner englischen Seite stöbern:
https://www.excel-template.net/free-attendance-record-excel-template/

Download der allgemeinen Anwesenheitsliste

Download für Google Sheets.

Weitere Vorlagen zum Thema Anwesenheit (und Abwesenheit)

• Die Protokoll-Vorlage kann für eine Veranstaltung auch von Bedeutung sein.
• Wer nach einer Planung für eine komplette Veranstaltung sucht, kann unseren Veranstaltungsplaner benutzen.
• Besucher und Gästeliste als Excel-Vorlage.
• Urlaubsplaner für 2026

Häufig gestellte Fragen zur Anwesenheitsliste

Wie schreibe ich eine Anwesenheitsliste?

Eine grundlegende Anwesenheitsliste enthält typischerweise Spalten für den Namen der Person, das Datum und eine Spalte zur Markierung der Anwesenheit (z. B. durch ein Häkchen, ein Kürzel oder eine Unterschrift). Je nach Zweck können weitere Spalten hinzugefügt werden, wie z. B. die Uhrzeit des Kommens/Gehens, der Zweck des Treffens oder Kontaktdaten. Sie tragen die Namen der erwarteten Teilnehmer ein und lassen diese dann am Tag der Veranstaltung ihre Anwesenheit bestätigen.

Wie erstelle ich eine Anwesenheitsliste in Excel?

Öffnen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe. Fügen Sie in der ersten Zeile Spaltenüberschriften ein, z. B. „Name“, „Datum“ oder „Uhrzeit“, „Anwesenheit (Ja/Nein oder Unterschrift)“. In den folgenden Zeilen tragen Sie die Namen der Personen ein. Für jeden Tag oder Termin fügen Sie entsprechende Spalten hinzu.

Sie können Formeln verwenden (z. B. die SUMME-Funktion), um die Anzahl der Anwesenden oder die gesamte Anwesenheit einer Person zu zählen. 

Alternativ können Sie eine unserer fertigen Excel Vorlagen herunterladen und anpassen.

Was ist eine Anwesenheitsliste?

Eine Anwesenheitsliste ist ein Dokument oder eine Tabelle, die dazu dient, die Gegenwart oder Teilnahme von bestimmten Personen an einem definierten Ort oder einer Veranstaltung zu einem bestimmten Zeitpunkt festzuhalten. Sie wird genutzt zur Dokumentation, zur Nachverfolgung von Teilnahmen, zur Organisation von Veranstaltungen oder aus Sicherheitsgründen.

Gibt es Vorteile durch das Führen von Anwesenheitslisten?

Anwesenheitslisten sind vielseitige Werkzeuge, die in verschiedenen Bereichen wertvolle Dienste leisten. Hier sind die spezifischen Vorteile, unterteilt nach Anwendungsgebiet*:

1. Vorteile bei der Mitarbeitererfassung

Die Führung von Anwesenheitslisten im Arbeitsumfeld bietet mehrere Vorteile für Manager und Unternehmen:

• Überwachung und Leistungsbeurteilung: Sie ermöglichen die Erfassung von Eintritts- und Austrittszeiten, was Managern hilft, die Pünktlichkeit und das Verhalten der Mitarbeiter zu überwachen und diese Informationen in Leistungsbeurteilungen einzubeziehen.
• Produktivitätsanalyse: Die Daten können analysiert werden, um einen Zusammenhang zwischen der Anwesenheit und der Produktivität der Mitarbeiter herzustellen.
• Genaue Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Anwesenheitslisten stellen sicher, dass die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt ist, einschließlich der Erfassung von Überstunden.
• Dienstplanung: Durch die Analyse vergangener Daten, wie Urlaubsanträge und Überstundenmuster, können Manager Dienstpläne für die kommenden Wochen oder Monate effizienter planen.

2. Vorteile bei der Unterrichtsverfolgung

In Bildungseinrichtungen spielen Anwesenheitslisten eine wichtige Rolle für Lehrer und die Verwaltung:

• Erfüllung der Anwesenheitspflicht: Lehrer können überprüfen, ob Schüler die erforderlichen jährlichen oder monatlichen Anwesenheitsanforderungen erfüllen.
• Frühes Eingreifen: Anwesenheitsprobleme können rechtzeitig erkannt und angegangen werden, bevor sie sich negativ auf die schulischen Leistungen auswirken.
• Förderung von Verantwortung: Die regelmäßige Verfolgung der Anwesenheit kann eine Kultur der Verantwortlichkeit und Disziplin bei den Schülern fördern.
• Vorbereitung auf Elternsprechtage: Anwesenheitslisten liefern konkrete Daten, die als Grundlage für Gespräche bei Elternsprechtagen dienen können.
• Zusammenhang mit Leistung: Sie helfen dabei, den Zusammenhang zwischen regelmäßiger Anwesenheit und akademischer Leistung aufzuzeigen.

3. Vorteile bei der Erfassung der Teilnahme an Veranstaltungen

Beim Organisieren von Veranstaltungen, wie Konferenzen, Seminaren oder Kursen, bieten Anwesenheitslisten nützliche Einblicke:

• Erfolgsmessung: Anhand der Teilnehmerzahl kann der Erfolg einer Veranstaltung bewertet werden.
• Zukunftsplanung: Die gesammelten Daten sind wertvoll für die Planung der Kapazität zukünftiger Veranstaltungen.
• Optimierung von Zeiträumen: Die Analyse der Anwesenheitsdaten kann aufzeigen, welche Zeiträume besonders viele Teilnehmer anziehen.
• Marketing und Sponsoring: Die Teilnehmerliste kann für zukünftige Marketingaktivitäten genutzt werden und ist oft auch für potenzielle Sponsoren von Interesse.

* Beachten Sie unbedingt den folgenden Abschnitt „Datenschutz“ – womöglich ist der Einsatz einer solchen Liste nicht datenschutzkonform.

Ist der Einsatz einer Anwesenheitsliste datenschutzkonform?

Die Führung so einer Liste kann datenschutzkonform sein, erfordert aber die Einhaltung der Prinzipien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Da personenbezogene Daten (Namen, ggf. Kontaktdaten, Information über An- oder Abwesenheit) verarbeitet werden, müssen Sie sicherstellen:

• Es gibt eine rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung (z.B. berechtigtes Interesse des Verantwortlichen, Erfüllung eines Vertrags, ggf. Einwilligung).
• Es werden nur die unbedingt notwendigen Daten erhoben (Datenminimierung).
• Die betroffenen Personen werden über die Datenerhebung, den Zweck, die Speicherdauer und ihre Rechte informiert (Datenschutzerklärung).
• Die Daten werden sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden (Speicherbegrenzung).

Ob eine spezifische Liste den Anforderungen genügt, hängt stark vom Einzelfall ab (Zweck, Art der Daten, Personenkreis). Im Zweifel kann eine rechtliche Beratung sinnvoll sein.

Auf der Liste sollte es einen Hinweis auf den Datenschutz geben. Die Universität Ilmenau schlägt folgenden Wortlaut vor:

Eine solche könnte ohne behördliche Auflagen lauten: Diese Anwesenheitsliste wird durch die [ Verantwortlicher ] gemäß Art. 6 Abs. 1 UA 1 lit d DSGVO aufgrund aktueller Ereignisse zum Zwecke der etwaigen Ermittlung von Kontaktpersonen geführt, falls an der heutigen Veranstaltung eine mit […] infizierte Person teilgenommen haben sollte. Die Anwesenheitsliste wird innerhalb von 30 Tagen vernichtet, falls nicht eine Übermittlung an die zuständigen Behörden erfolgen muss. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte unter […].

Im Falle des Führens von Anwesenheitslisten aufgrund behördlicher Auflagen: Diese Anwesenheitsliste wird durch die [ Verantwortlicher ] gemäß Art. 6 Abs. 1 UA 1 lit c DSGVO in Verbindung mit der Allgemeinverfügung des […] vom […] aufgrund aktueller Ereignisse zum Zwecke der etwaigen Ermittlung von Kontaktpersonen geführt, falls an der heutigen Veranstaltung eine mit […] infizierte Person teilgenommen haben sollte. Die Anwesenheitsliste wird innerhalb von 30 Tagen vernichtet, falls nicht eine Übermittlung an die zuständigen Behörden erfolgen muss. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte unter […].

Achtung: Bitte beachten Sie den Abschnitt zum Datenschutz. Der hier gegebene Überblick ersetzt keine rechtliche Beratung!