Eine Excel-Vorlage für einen Schichtplan oder Dienstplan ist hilfreich für die richtige Einteilung Ihrer Mitarbeiter. Daher stelle ich heute kostenlos zwei Vorlagen zum Download zur Verfügung.
Mit dem Schichtplan können Sie für jede Kalenderwoche übersichtlich alle Mitarbeiter den Schichten zuweisen.
Mit dem Dienstplan bzw. Mitarbeiteinsatzplan ist eine Dienstplanung unabhängig von Schichten möglich.
Hier geht’s direkt zum Download-Bereich.
Schichtplan Excel-Vorlage – Wie funktioniert die Schichtplanung für 3 Schichten mit Excel?
- Laden Sie die Excel-Datei am Ende des Artikels herunter.
- Öffnen Sie die Datei mit Excel oder einem anderen Tool zur Tabellenverarbeitung.
- Speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen an einer Stelle, wo Ihre Büro-Arbeiten abgelegt werden.
- Tragen Sie oben die Schichten ein, wie Sie in Ihrem Betrieb angewendet werden. In meinem Beispiel sind bereits 3 Schichten mit der entsprechenden Arbeitszeit eingetragen.
- Ändern Sie die Namen in der Spalte „Mitarbeiter“.
- Tragen Sie oben die Kalenderwoche ein (KW).
- Unter Bemerkungen können Sie zusätzlich zur Schichtangabe individuell vermerken, ob der Mitarbeiter im Urlaub ist, zur Fortbildung oder anderes.
- Passen Sie die Legende manuell nach Ihren Wünschen an.
Nun ist der Schichtplan vorbereitet, um für jede Woche jeden Mitarbeiter einzuteilen. Setzen Sie dafür ein entsprechendes Zeichen in die Spalte 1, 2 oder 3.
Die Anpassung der Tabelle ist ganz einfach und ohne Formel!
Beispiel: Mitarbeiter 1 soll die erste Schicht übernehmen. Setzen Sie jeweils ein „X“ in die Spalten, in denen eine „1“ steht.
Unter Bemerkungen können Sie die Schichtnummer eintragen und oder andere Dinge, die den Mitarbeiter betreffen.
Damit Sie nicht den Überblick verlieren, ist der obere Bereich der Excel-Vorlage fixiert. So werden Ihnen auch beim Scrollen nach unten immer die wichtigsten Elemente angezeigt.
Hier eine Bildschirm-Aufnahme der kostenlosen Schichtplan Excel-Vorlage:
Dienstplan Excel-Vorlage zur Einteilung der Arbeitszeit
Im Gegensatz zum Schichtplan wird in der Dienstplan-Vorlage eine Einteilung nach Stunden vorgenommen. Hier teilen Sie für jeden Tag Ihre Mitarbeiter ein.
Der Ablauf ist ähnlich wie oben beschrieben beim Schichtplan.
Excel-Datei herunterladen und mit Microsoft Excel öffnen und die Angaben entsprechend manuell anpassen.
Unten sehen Sie, dass für jeden Wochentag ein Dienstplan angeboten wird. Wechseln Sie entsprechend und machen Ihre Einteilung.
Download der Excel-Vorlagen Schichtplan und Dienstplan zur Personalplanung für Ihre Mitarbeiter
Verwalten Sie mit dieser Vorlage alle Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, einfach herunterladen und mit Excel öffnen, fertig 🙂
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Kostenloser Download des Schichtplans
Kostenloser Download vom Dienstplan
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Vor- und Nachteile einer Schichtplanung mit Excel
Ein Schichtplan mit Excel ist für viele kleine Unternehmen, Vereine oder Teams die einfachste Lösung, um Arbeitszeiten und Dienste zu organisieren. Sie ist kostenlos, flexibel anpassbar und kann sofort verwendet werden – ganz ohne zusätzliche Software. Mit einer gut gestalteten Vorlage lassen sich Schichten, Urlaube und Ausfälle übersichtlich darstellen, farblich markieren und leicht auswerten. So behalten alle den Überblick, wer wann im Einsatz ist.
Trotz der vielen Vorteile hat eine Schichtplanung mit Excel auch Grenzen. Manuelle Eingaben sind fehleranfällig, automatische Funktionen wie eine gerechte Dienstverteilung oder Konflikterkennung fehlen meist. Bei vielen Mitarbeitern oder wechselnden Schichtsystemen wird die Datei schnell unübersichtlich. Auch der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen kann zu Versionsproblemen führen.
Fazit: Einen Schichtplan erstellen mit Excel ist ideal für kleine Teams mit klaren Strukturen. Wer jedoch regelmäßig komplexe Schichtsysteme verwalten muss, profitiert langfristig von einer professionellen Schichtplanungssoftware.
Unterschied zwischen Schichtplan und Dienstplan
Die Begriffe Schichtplan und Dienstplan werden oft gleichbedeutend verwendet, bezeichnen aber nicht ganz dasselbe. Ein Schichtplan legt fest, welche Mitarbeiter in welcher Schicht arbeiten – zum Beispiel Früh-, Spät- oder Nachtschicht. Er wird vor allem in Betrieben mit Schichtarbeit eingesetzt, etwa in der Produktion, im Gesundheitswesen oder in der Gastronomie.
Ein Dienstplan hingegen ist der übergeordnete Begriff. Er zeigt, wer wann im Dienst ist, unabhängig davon, ob Schichten bestehen oder nicht. Ein Dienstplan kann auch zusätzliche Informationen enthalten, etwa zu Aufgaben, Einsatzorten oder Bereitschaften.
Kurz gesagt:
- Der Dienstplan regelt den gesamten Personaleinsatz.
- Der Schichtplan regelt die Arbeitszeiten in Schichten.
Ich meinen Dienstplan automatisch ausfüllen, also wenn ich in der ersten spalte ein t(tag) eintrage soll in der zweiten spalte die nfangszeit und in der 3 spalte die entzeit erscheinen
die angaben dazu liegen auf einer zweiten tabellenliste
geht das überhaupt