Urlaubsplaner 2025 – Excel Vorlage kostenlos

Für 2025 stelle ich hier eine kostenlose Urlaubsplanung für kleinere Firmen und deren Mitarbeiter vor.

In diesem Beitrag werden 3 verschiedene Versionen eines Urlaubsplaners zum Download angeboten. Folgende Varianten sind vorbereitet:

• Urlaubsplaner für bis zu 7 Mitarbeiter (inkl. Urlaubstage-Erfassung)
• bis zu 20 Mitarbeiter (inkl. Urlaubstage-Erfassung)
• bis zu 60 Mitarbeiter

Anwendung des Ferienplaners 2025

Zuerst laden Sie die gewünschte Version des Planers als Excel-Vorlage am Ende des Artikels herunter und öffnen Sie mit Microsoft Excel oder einer ähnlichen Software wie zum Beispiel Numbers von Apple oder LibreOffice einer kostenlosen Office-Alternative.

Urlaubsplan für 2025 auf YouTube erklärt:

Screenshot des Urlaubsplaners für 7 Mitarbeiter für 2025

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie bearbeiten die Datei direkt in Excel oder Sie drucken diese aus und markieren die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter per Hand.

Bearbeitung des Urlaubsplaners mit Excel

Vermutlich haben Sie von Ihrem Team schon Urlaubswünsche erhalten und können diese jetzt direkt in den Kalender eintragen. Die einfachste Variante ist das Setzen eines Kreuzes (x-Taste) in die entsprechenden Felder. Wer es bunt mag, kann auch farbige Symbole benutzen oder gleich die gesamte Zelle entsprechend einfärben.

Die Speicherung der Datei sollte am besten an einem Ort erfolgen, die nur der Verantwortliche der Urlaubsverwaltung einsehen kann, damit sich nicht Mitarbeiter vordrängeln oder gar manipulieren.
Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann natürlich eine Sperre mit Kennwortschutz einbauen, damit wirklich nichts passieren kann.

Analoge Verwendung des Ferienplaners

Wie oben schon erwähnt kann man den Urlaubsplaner auch ausdrucken, an das Schwarze Brett hängen und mit Kugelschreiber oder Buntstift von den Mitarbeitern direkt ausfüllen lassen. Vermutlich ist allerdings ein Meeting mit einer genauen Erörterung besser, um keine Ungerechtigkeiten entstehen zu lassen.

Beim Ausdrucken beachten Sie bitte, dass die Excel-Vorlage in DIN A3 angelegt worden ist. Sollten Sie nur einen normalen Drucker verwenden, stellen Sie im Druckdialog die Seitengröße auf A4 ein.

Urlaubsplaner für bis zu 20 Mitarbeiter

Für diejenigen, die für mehr als 7 Personen den Urlaub planen müssen, gibt es diese Variante. Sie unterscheidet sich nur in der Menge der Zeilen zu jedem Monat.

Die Anwendung ist ansonsten komplett identisch.

Urlaubsplaner für bis zu 60 Mitarbeiter

Für größere Betriebe habe ich einen Planer für bis zu 60 Kollegen erstellt. Im Gegensatz zu den anderen Vorlagen gibt es hier nur ein Arbeitsblatt für alle Monate. So hat man den besten Überblick. Feiertage und Wochenenden sind farblich hervorgehoben.

Damit die Datums-Angaben beim Scrollen nicht ausgeblendet werden, ist der obere Bereich fixiert!

Natürlich ist es bei dieser Version fast unmöglich, den Planer auszudrucken.

Download-Bereich vom Urlaubsplaner

Hier finden Sie die Excel- und PDF-Dateien direkt zum Herunterladen.

Wer alle Monate auf einem Arbeitsblatt verwalten möchte, wählt am besten den Urlaubskalender für 60 Mitarbeiter. Dort ist alles auf einem Blatt (eignet sich damit aber nur für die digitale Verwaltung und nicht zum Ausdrucken).

Wenn Ihnen der Planer geholfen hat, freue ich mich über eine kleine Spende zum Beispiel für einen Kaffee 😉

Wer einfach nur seinen Urlaub planen möchte, dem empfehlen wir diese Urlaubs-Checklisten-Vorlage.

Auch wichtig: Bevor Sie in den Urlaub fahren, sollten Sie für Ihre Kollegen eine Urlaubs-Übergabe-Liste erstellen!

Nützliche Tipps zur Urlaubsplanung

Jeder Arbeitnehmer hat nur eine begrenzte Zahl an Urlaubstagen zur Verfügung. Da macht es natürlich Sinn, diese möglichst effizient zu nutzen. Stichwort: Brückentage. Mit Berücksichtigung der Feiertage kann man so mit nur wenigen Urlaubstagen bis zu zwei Wochen Urlaub nutzen.

Für 2025 bieten sich folgende Gelegenheiten:

Neujahr 2025 (1.1.2025)

1.1. bis 5.1.2025: 2 Urlaubstage und dafür 5 freie Tage.

Ostern 2025 (18.4. – 21.4.2025)

Karfreitag: 12.4. bis 20.4.2025: 4 Urlaubstage und dafür 9 freie Tage.

Ostermontag: 19.4. bis 27.4.2025: 4 Urlaubstage und dafür 9 Tage frei.

Tag der Arbeit (1.5.2025)

1.5. bis 4.5.2025: 1 Urlaubstag und dafür 4 Tage frei.

Christi Himmelfahrt (29.5.2025)

29.5. bis 1.6.2025: 1 Urlaubstag und dafür 4 Tage frei.

Pfingstmontag (9.6.2025)

7.6. bis 15.6.2025: 4 Urlaubstage und dafür 9 Tage frei.

Tag der Deutschen Einheit (3.10.2025)

27.9. bis 5.10.2025: 4 Urlaubstage und 9 Tage frei.

Weihnachten 2025

20.12. bis 28.12.2025: 4 Urlaubstage und 9 Tage frei oder

25.12. bis 28.12.2025: 1 Urlaubstag und dafür 4 Tage frei.

Einen guten Überblick zu den Brückentagen finden Sie hier. Auch Bundesländer werden dort berücksichtigt.