Protokollvorlagen als Muster für Sitzungen [Excelvorlagen]

Ein Protokoll zu führen, sollte nicht einfach mit Papier und Bleistift auf die Schnelle erfolgen. Gut vorbereitet mit einer Protokollvorlage auf Basis von Excel, wird es Ihnen viel leichter fallen, diese Aufgabe zu bewältigen.

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen mit einer Protokollvorlage helfen, genau das zu erreichen. Sie ist wie immer gratis und findet sich am Ende des Artikels.

Das Erstellen eines Protokolls ist eine lästige Aufgabe und meistens wird sie der Person zugewiesen, die im Firmenrang eher niedriger aufgestellt ist. Manche Betriebe bestimmen den/die ProtokollführerIn aber jedes Mal neu oder im Wechsel, sodass keine Ungerechtigkeit entstehen kann.

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll kann zwei Bedeutungen haben: Das Protokoll in dem festgeschrieben steht, wie bestimmte Abläufe, Verhaltensweisen und Kleiderordnungen seien müssen – zum Beispiel an Königshöfen oder dem Protokoll, welches dazu dient anhand einer meist schriftlichen Niederlegung eines Dokumentes, das Besprechungsereignis festzuhalten. Für diese Aufgabe wird ein Schrift- bzw. Protokollführer bestimmt.

Zusätzlich kann während der Protokollierung noch eine Ton- und/oder Videoaufnahme erfolgen.

In diesem Beitrag geht es selbstverständlich um ein Protokoll der zweiten Art und die dazu angebotene Excel-Protokollvorlage.

Das Protokoll bzw. die Niederschrift eines Protokolls wird in drei Bestandteile aufgegliedert:

Der Zeitpunkt
Die beteiligten Personen
Der Vorgang selbst.

Protokolle können nach dem Zeitpunkt ihrer Anfertigung, nach ihrem Inhalt und nach der Art der Niederlegung unterschieden werden.

Der Zeitpunkt des Protokollierens

Diesen gibt es auf drei Arten:

Die Protokoll-Vorgabe, die im Voraus erstellt wird. Hier wird die künftige Ablaufart genau festgelegt. Man kann es auch Konzeptionierung oder A-priori-Protokoll nennen.
Das IST/JETZT-Protokoll, was zum Zeitpunkt der Besprechung geführt wird und am häufigsten benutzt wird.
Das Gedächtnis-Protokoll – eine Erfassung im Nachhinein.

Inhalt eines Protokolls

Auch hier gibt es drei Arten: Verlaufs, Ergebnis- und das Wortprotokoll.

Das Wortprotokoll

Dies ist die einfachste und doch schwerste Art des Protokollierens. Der Schriftführer muss Wort für Wort erfassen. Es ist also eher Fleiß-Arbeit als Gedächtnis-Leistung. Der Einsatz eines Tonbandes oder elektronischer Aufzeichnung ist ratsam.

Das Verlaufsprotokoll

Hier wird der Inhalt eines Meetings zusammen gefasst. Es wird bei Diskussionen die indirekte Rede verwendet und im Gegensatz zum Wortprotokoll wird der Inhalt nur sinngemäß erfasst. Der Vorteil an dieser Art ist, dass hier noch zu erkennen bleibt, wie der Gesprächsverlauf ist und wie man zum Ergebnis gekommen ist. Dies unterbleibt im Ergebnisprotokoll.

Das Ergebnisprotokoll

Hier werden Inhalte und Beschlüsse einer Zusammenkunft aufgezeichnet. Es wird jedoch darauf verzichtet, genaue Dialoge und den Weg zu einem Beschluss zu notieren. Nur das Ergebnis wird festgehalten.

Formaler Aufbau einer Protokollvorlage

Für die Niederschrift einer Besprechung müssen im Kopf des Dokumentes die wichtigsten Daten festgehalten werden. Hier geht es eher um die formalen Dinge und nicht über die Inhalte. Die werden im Kern-Element der Protokollvorlage unter Diskussion, Aufgaben und daraus resultierender Aufgabenliste erfasst.

Thema
Zeitpunkt und Zeitrahmen
Ort
eingeladene Teilnehmer
Leitung der Besprechung
Protokollführer
Tatsächlich anwesende Teilnehmer bzw. Absagen

Im inhaltlichen Teil sollten folgende Dinge protokolliert werden. Vermutlich ist es sinnvoll für jeden Besprechungs-Punkt eine eigene Seite zu verwenden, um zu verhindern, dass sich Inhalte vermischen. Dies führt auch zu einer klareren Meetings-Struktur.

Diskussions-Thema 1 (2,3, usw.)
Ergebnis
Welche Aufgaben entstehen daraus
Wer ist für die Erledigung dieser Aufgabe(n) bis wann verantwortlich

Zum Ende eines Meetings wird das Protokoll vom Protokollführer verlesen. Wichtig sind vor allem Hinweise auf die Richtigkeit – durch diesen Vorgang wird verhindert, dass etwas falsch verstanden worden ist und kann hier noch richtig gestellt werden.

Sind alle Unklarheiten beseitigt, wird das Protokoll vom Protokollierenden und dem Leiter des Meetings unterschrieben.

Excelvorlage Protokoll

Die hier angebotene Protokollvorlage als Excelvorlage erfolgt auf Wunsch eines Lesers. Der Wunsch bezog sich zwar im Speziellem auf eine Art Anwesenheitsliste mit Daten-Erfassung der Teilnehmer und weniger um das inhaltliche. Daher habe ich daraus zwei Vorlagen gemacht: Eine für die Erfassung der Anwesenden und eine zweite für die Erfassung des Inhalts einer Besprechung.

Um auch ein umfangreiches Protokoll erfassen zu können, habe ich noch eine dritte Excelvorlage erstellt. Diese geht noch genauer auf die Einzelheiten einer Besprechung ein und richtet sich an den formalen Aufbau, der oben beschrieben worden ist. Sie enthält eine Übersichtsseite und 4 Arbeitsblätter mit vorbereiteten Details zur Erfassung der Tagesordnungspunkte. Im Registerblatt „Data“ kann man noch den Protokollführer eintragen – er erscheint dann automatisch auf allen Arbeitsblättern. Die Arten der Protokollierung sind dort auch zu finden. Sie lassen sich bequem über Dropdown anwählen.