Die Berechnung der Nebenkosten ist eine komplizierte Angelegenheit, kann aber durch Excel deutlich vereinfacht werden. Diese Vorlage soll Ihnen dabei helfen, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Bevor wir zu den Details und dem Aufbau kommen, noch ein paar Hinweise. Eine Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist immer abhängig davon, was im Mietvertrag vereinbart worden ist und wie die Abrechnung in den Vorjahren vorgenommen worden ist. Es gibt verschiedene Arten der Kostenberechnung und man kann nicht nach Belieben zwischen diesen hin und her wechseln.
Inhaltsverzeichnis
- Nebenkostenabrechnung erklärt auf YouTube
- Welche Kosten werden in einer Betriebskostenabrechnung erfasst?
- Schritt 1: Zusammenstellung der Kosten
- Schritt 2: Abrechnung der Kosten nach Fläche
- Schritt 3: Abrechnung der Kosten nach Person
- Schritt 4: Endabrechnung
- Download der Excel-Vorlage „Nebenkostenabrechnung“
- Betriebskosten mit einer speziellen Software berechnen lassen (ohne Excel)
Nebenkostenabrechnung erklärt auf YouTube
Wer lieber hören und sehen statt lesen möchte, kann sich die Anleitung zur Excel-Vorlage auf YouTube anschauen:
Welche Kosten werden in einer Betriebskostenabrechnung erfasst?
In der hier vorgestellten Vorlage zeige ich die Berechnung der Nebenkosten, in denen die Kosten in pro Person und pro Fläche unterteilt werden.
- Strom
- Wasser
- Abwasser
- Grundsteuer
- Abfallbeseitigung
- Straßenreinigung
- Fußwegreinigung
- Hausreinigung
- Gartenpflege / Hauswart
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
Diese Liste kann natürlich ergänzt werden bzw. nicht anfallende Kosten gestrichen werden.
Nach Fläche werden in diesem Beispiel die Grundsteuer, Straßenreinigung, Fußwegreinigung, Hausreinigung, Gartenpflege / Hauswart, Schornsteinreinigung und Versicherung abgerechnet.
Ein Mieter einer 100 qm Wohnung zahlt dadurch anteilsmäßig mehr als ein Mieter einer 60 qm Wohnung.
Nach Personen werden Strom, Wasser, Abwasser und Abfallbeseitigung berechnet. Strom betrifft die Kosten für Treppenhauslicht, Fahrstuhl usw. (nicht den individuellen Stromverbrauch in der Wohnung).
Schritt 1: Zusammenstellung der Kosten
Bevor Sie mit der Nebenkostenabrechnung beginnen können, müssen Sie die erforderlichen Abrechnungen, Verträge und Quittungen zusammen tragen.
Normalerweise erhalten Sie von den Stadtwerken eine Jahresabrechnung, angelehnt an diesen Zeitraum würde ich auch die Abrechnung vornehmen. In diesem Beispiel 20.1.2023 bis 19.1.2024.
Die Kosten tragen Sie nun unterteilt in de verschiedenen Kategorien in die folgende Tabelle.
Am Ende erhalten Sie zwei Summen: Eine für Kosten pro Person, die andere für Fläche und eine Umrechnung pro Tag bzw. pro Monat. Da Mieter bzw. Personen auch mal in der Mitte des Monats ein- oder ausziehen, oder unterschiedliche Kosten pro Zeitraum von Seiten der Stadtwerke anfallen, ist eine Umrechnung in Kosten pro Tag erforderlich bzw. sinnvoll.
Schritt 2: Abrechnung der Kosten nach Fläche
In der nächsten Tabelle tragen Sie die Mieter ein, die Größe der Wohnung und die Anzahl der gewohnten Monate. Der Rest wird automatisch durch die Excel-Vorlage ermittelt.
Achtung: Berücksichtigen Sie auch Mieterwechsel! Im Beispiel sehen Sie dies an der Zahl der gewohnten Monate. Die Summe der Fläche am Ende der Tabelle ist nicht berechnet, sondern von Hand eingetragen!
Schritt 3: Abrechnung der Kosten nach Person
Diese Berechnung ist etwas komplizierter, weil Sie jeden Mieterwechsel berücksichtigen muss. Falls also kein Wechsel vorliegt, ist das Vorgehen einfacher.
In diesem Beispiel gibt es 9 Zeiträume mit unterschiedlicher Mieterzahl. Hier trägt man die Zeiträume und die Mieterzahl ein. Der Rest wird automatisch berechnet.
Nachdem die Kosten pro Mieter ermittelt worden sind, trägt man in die nächste Tabelle zu jeder Wohnung den Mieter ein und die Anzahl der Personen. Bei einem Laden wählte ich 1,5 Personen, also nicht wundern 😉
Die Spalten 1 – 9 bilden also den gesamten Abrechnungs-Zeitraum ab, unterteilt in die Anzahl der Personen, die gewohnt haben. Beim Mieterwechsel oder Leerstand sind daher manche Felder leer.
Schritt 4: Endabrechnung
Am Ende trägt man für jeden Mieter bzw. Mietpartei die monatliche Vorauszahlung und die gewohnten Monate ein. Die bezahlten Beiträge werden automatisch berechnet.
Achtung: Die einzelnen Kosten habe ich nicht automatisch eintragen lassen, da beim Löschen oder Bearbeiten von Zellen u. U. etwas schiefgehen kann. Daher habe ich diese Werte von Hand aus den Tabellen darüber entnommen.
Optional kann man die ermittelten Zahlen in einem Word-Dokument nebst Kontaktdaten hinterlegen lassen und als Serienbrief exportieren. Dafür müssen jedoch die Mieterdaten auch in einer Excel-Datei vorliegen. Die Erstellung eines solchen Serienbriefes ist sicher nichts für Anfänger …
Download der Excel-Vorlage „Nebenkostenabrechnung“
Nachfolgend finden Sie den Download-Link zur Betriebskostenabrechnung mit Excel. Wer Gefallen an dieser Vorlage gefunden hat, kann gerne eine kleine Spende hinterlassen 🙂
Hinweis: Diese Abrechnung wurde von mir privat erstellt. Ich kann keinerlei Haftung für die richtige Anwendung einer Nebenkostenabrechnung übernehmen. Überprüfen Sie bitte sorgfältig alle Berechnungen.
Betriebskosten mit einer speziellen Software berechnen lassen (ohne Excel)
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