Aufgabenverwaltung und ToDo-Listen

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Eine Aufgabenliste ist natürlich elementar für den Büro-Alltag, aber auch im privaten Bereich nützlich. In diesem Artikel habe ich verschiedene Listen zur Aufgabenverwaltung vorbereitet:

  • einfache TO-DO-Liste
  • Aufgabenliste
  • Aufgabenverwaltung mit Zeitberechnungen

Einfache To Do Liste

Fangen wir „einfach“ an. Jeder kennt diese Art von Liste. Einfach einen Zettel nehmen und eine Art Checkliste schreiben. Dies kann man für einen Tag, eine Woche, Monat oder Jahr machen. Je nach Einssatzzweck. In der Regel ist eine To-Do-Liste aber für kürzere Zeiträume gedacht, weil so ein Zettel gerne mal verloren geht ;)

Es reicht also aus, eine Vorlage vorzubereiten, die lediglich den Zeitpunkt oder Zeitraum enthält und die zu erledigenden Aufgaben. Sollten sich Aufgaben wiederholen, kann man diese ja fest eintragen, so dass sie nicht mehr per Hand ausgefüllt werden müssen.

Handhabung der To-Do-Liste

  • Laden Sie die Liste hier herunter und öffnen Sie sie mit Excel.
  • Tragen Sie das Datum ein bzw. ändern es in ein passendes (es wird nämlich automatisch das heutige Datum eingetragen).
  • Geben Sie in jeder Zeile die Aufgaben ein, die Sie erledigen müssen bzw. wollen.
  • Drucken Sie die Liste aus (optional)
  • Streichen Sie die erledigten Aufgaben durch oder markieren Sie als erledigt mit einem Haken.
  • Wenn Sie die Liste mit Excel führen, können Sie Checkbox nach Bewältigung der Aufgabe in ein Häkchen über Drop-Down austauschen.

Es gibt in Excel auch Kontrollkästchen, um Dinge zu checken, doch leider sind diese nur umständlich in Excel einzufügen. Schon gar nicht 20 untereinander und ordentlich linksbündig. Daher habe ich auf Unicode-Symbole zurückgegriffen, die überall funktionieren.

To-Do-Liste Excel

Einfache Aufgabenliste mit Excel

Checkbox als erledigt anzeigen

Über Dropdown den Haken aktivieren

Einfache Aufgabenliste mit Exel

Im Unterschied zu einfachen Todo-Liste, kann man hier noch viele andere Dinge erfassen:

  • Jahr, Monat, Kalenderwoche,
  • Art des Projekts bzw. der Aufgabe,
  • Material,
  • beteiligte Personen,
  • Start- und End-Zeit,
  • Erledigt?
Excelvorlage mit Aufgabenliste

Excelvorlage mit Aufgabenliste

Die Handhabung ist identisch. Entweder führen Sie Ihre Aufgaben komplett in Excel direkt oder drucken diese Vorlage aus und füllen Sie per Hand. Das ist wie immer Geschmacksache.

Download der Aufgaben-Liste


Die Daten liegen wie üblich in vier Formaten vor: xls, xlsx, xltx und zip. Ausnahmsweise auch als pdf, da man hier ja nichts berechnen muss – also diesmal 5 Downloads :)

  1. Excel-Aufgabenliste als .xls
  2. Excel-Aufgabenliste als .xlsx
  3. Excel-Aufgabenliste als .xltx (Vorlagendatei)
  4. Aufgabenliste als pdf
  5. Alle Excel-Dateien als zip

Und wer meine Liste auf Englisch benötigt, kann sie auf meiner englischen Site herunterladen:
http://www.excel-template.net/to-do-list-excel-template/

Umfassende Aufgabenverwaltung mit Excel

Als letztes folgt die Aufgabenverwaltung, die etwas ausgefeilter daher kommt. Im Gegensatz zu den anderen Vorlagen werden hier auch Zeiträume berechnet und bei bestimmten Werten farblich hervorgehoben.

Aufgabenverwaltung mit Excel

Aufgabenverwaltung

Zuerst geben Sie im oberen Bereich

  • die Aufgabenbeschreibung,
  • beteiligte Personen,
  • den Leiter inkl. Kontaktdaten
  • und das Enddatum bzw. die Deadline ein.
Deadline eintragen

Enddatum eintragen

Die Vorlage berechnet nun automatisch wieviel Arbeitstage für das Projekt übrig bleiben (gemessen ab dem Datum, wo die Datei geöffnet und bearbeitet wird).

Verbleibende Arbeitstage werden berechnet

Verbleibende Arbeitstage werden berechnet

Anschließend unterteilen Sie die Aufgabe in mehrere Zwischenschritte, beschreiben diese und vergeben in der Zeile geschätzter Aufwand die Tage ein, die benötigt werden sollten. Wiederholen Sie diese Eingabe in der Spalte „noch offen“, wenn die Schritte noch nicht erledigt sind.

Nun erfolgt eine Berechnung, ob die Zeit für einen erfolgreichen Abschluss reicht. Dies wird mit grün oder rot im letzten Feld unten rechts wieder gegeben. Zur Not müssen Sie die Zwischenschritte verkürzen oder das Enddatum nach hinten legen.

Reicht die Zeit?

Ist die rechtzeitige Abwicklung überhaupt möglich?

Während des Projekts aktualisieren die Werte für die einzelnen Zwischenschritte in der „noch offen“ Spalte. Tragen Sie eine 0 ein, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Dann wechselt der Status von „nein“ auf „ja“ automatisch.

Erledigt bzw. ja, wenn eine 0 eingetragen wird

Erledigt bzw. ja, wenn eine 0 eingetragen wird

Möchten Sie mit der Vorlage mehrere Aufgaben verwalten, duplizieren Sie einfach das Arbeitsblatt und machen Angaben wie oben beschrieben für das nächste Projekt.

Hier geht es zum Download der Aufgabenverwaltung.

Andere Quellen im Netz für Aufgabenlisten jeder Art

 

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