Zeiterfassung mit einer Excel Vorlage

Wenn Sie nach einer einfachen und effektiven Methode suchen, um Ihre Arbeitszeit zu erfassen, haben wir die perfekte Lösung für Sie. Wir bieten Ihnen eine kostenlose Excelvorlage zur Arbeitszeiterfassung an, die Ihnen dabei hilft, den Überblick über Ihre Arbeitsstunden zu behalten und Ihre Produktivität zu maximieren.

Unsere Excelvorlage ist benutzerfreundlich und leicht anpassbar. Sie können sie ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen und Arbeitsgewohnheiten gestalten. Ob Sie als freiberuflicher Mitarbeiter, Angestellter oder Selbstständiger arbeiten, die Vorlage bietet alle erforderlichen Funktionen, um Ihre Arbeitszeit genau zu erfassen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Zuerst laden Sie die Vorlage herunter und öffnen Sie mit Excel. Am besten speichern Sie sie gleich am richtigen Ort und benennen Sie entsprechend.

Als Nächstes füllen Sie alle Felder entsprechend aus. Die Arbeitsstunden berechnen sich automatisch. Sollten Sie an einem oder mehrere Tage fehlen, tragen Sie unter Abwesenheit den Grund ein – dafür reichen Abkürzungen, die ich am Ende der Seite gelistet habe. Falls dies nicht reicht, erörtern Sie die Details im Feld Bemerkung.

Am Ende eines Monats muss natürlich berechnet werden, ob die Sollstunden erfüllt worden sind. Da nicht jeder 130 Stunden arbeitet (dieser Wert ist bereits eingetragen), muss man ihn entsprechend anpassen. Da Excel mit Zeiten nur über Umwege rechnet, tragen Sie hier bitte Ihren Wert mit einem Doppelpunkt am Ende direkt in die Zelle. Also zum Beispiel 160: für 160 Stunden im Monat. Ansonsten würde der Wert in Sekunden angezeigt.

In der neuesten Version wird das Endergebnis farblich hinterlegt. Grün für positiv bzw. Plus-Zeiten und Rot für negativ bzw. Minus-Zeiten.

Erklärung der Arbeitszeiterfassung in einem YouTube-Video

Screenshot der Zeiterfassung mit Excel

Arbeitszeiterfassung mit Excel (Screenshot)
Screenshot der Zeiterfassung (Excel-Vorlage)

Wie überträgt man negative Arbeits-Sollzeiten aus dem Vormonat?

Es gibt einen einfachen Weg, negative Arbeits-Sollzeiten aus dem Vormonat einzutragen. Dafür habe ich zwei Felder eingefügt, über die man eine negative Sollzeit berechnen lässt. Diese wird dann als entsprechende Zeit in der Hauptberechnung eingetragen:

Zeiterfassung: negative Sollstunden simulieren
Zeiterfassung: negative Sollstunden simulieren

Beispiel: Wenn man im Vormonat 8 Stunden zu wenig gearbeitet hat, trägt man 10:00 im ersten Feld ein und 18:00 im unteren. 10 – 18 = -8. Es ginge natürlich auch 9:00 und 17:00 – Hauptsache die Differenz ist 8!

Download der Excel-Vorlage zur Zeiterfassung

Ich freue mich über eine Spende, wenn Ihnen die Vorlage gefallen hat!

Die Excel-Dateien finden Sie hier:

Zeiterfassung Excel-Datei (.xlsx) Herunterladen
Zeiterfassung mit farblicher Kennzeichnung des Zeitkontos (Excel-Datei)Herunterladen

Andere Quellen für Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung

Wie meine Recherchen ergaben, sind viele Webseiten derart mit Werbung überfrachtet, dass es manchmal schwerfällt, den Download-Link zu finden. Teilweise gibt es sogar Links, die einem eine „exe-Datei“ anbieten wollen. Davon würde ich nur abraten: Mit einer Exe-Datei können neben der Tabelle noch Viren oder Trojaner auf das System gebracht werden – also Vorsicht!

92 Gedanken zu „Zeiterfassung mit einer Excel Vorlage“

  1. Danke habe Dich gefunden. Das Probleme ist, die Fomel

    kommen 9:12, gehen 12:00, haben 3 stunden,

    12:00-9:00(mit zeilen) kommt nich richtig aus. wie stelle ich ein?

    Zeil g5 (3) = zeil D5 (12:00) – heil C5 (9:oo) , lässt sich nicht richtig raus kommen.
    Bitte um tip

    thx

    Antworten

      • Hallo Herr Schreiber,
        die Dateien sind von mir hochgeladen und auf Viren überprüft. Es kann aber sein, dass am Windows-Rechner mit Internet-Explorer beim direkten Download von Excel-Dateien eine Zip-Datei erstellt wird, die unbrauchbar ist und von manchen Virenscanner als Virus eingestuft wird.
        Benutzen Sie bitte die angebotene Zip-Datei zum download. Dann sollte das Problem nicht auftreten.

        Viele Grüße
        Philipp Kuhlmann

        Antworten

  2. hallo,

    Ich habe die zip datei runtergeladen, bekomme es aber irgendwie nicht hin die Excelliste zu finden?

    Kann mir einer behilflich sein.

    lg

    Antworten

  3. Die Zeiterfassung Exel funktioniert soweit. Problem habe ich nur bei der Eingabe eines Minussaldo aus dem Vormonat – also wenn ich z.B. -15:00 eingebe, wirft das Programm eine Fehlermeldung aus. Wie muß ich den Minussaldo eingeben?

    Danke und herzlichen Gruß
    Walter

    Antworten

    • Wie hast du’s hinbekommen, dass dir die Zelle F39 auch Minuszeiten anzeigt? Das klappt bei mir beim Besten Willen nicht. Ich bin gerade dabei, mir selbst so eine Zeitsaldenliste zusammenzubauen, da ich eine andere Formatierung brauch. Aber bei Minusstunden zeigt Excel einfach nur „#########“ an.

      Hab sogar versucht einfach deine Zelle zu kopieren, aber nicht mal das geht :-/

      Danke und Gruß

      Antworten

  4. Wie kann man die Soll-Stunden / Monat ändern? Wenn ich 173 eingebe, kommt da nur Quark raus … ist auch so eine merkwürdige Formatierung drauf?!
    Danke euch schon mal!

    Antworten

  5. Hallo, erst einmal vielen Dank für deine Vorlage. Irgendwie zählt sie die Std. nicht zusammen. Hab beim ganzen Monat 1.46 Std. Unten im Endergebnis steht Value. Formatierung h:mm, Formeln sind logisch nachvollziebar aber er rechnet falsch. Ne Idee?
    Danke, Dieter

    Antworten

  7. Hallo Philipp, wenn ich zeiten eintrage stimmt das tagesergebnis. die adition des tagesergebnis zu gesammtstd. funzt nicht, geht bis 23:59 und dann wieder 00:00. hast du ne lösung?

    Antworten

  8. Hallo Dieter

    Du musst die Formatierung der Zelle F36 ändern in [h]:m damit Excel nicht mehr modulo rechnet. Dann bekommst du die richte Summe angezeigt. (Excel 2010)

    Antworten

    • Super – vielen Dank! Genau da lag das Problem.
      Ich bin leider gerade im Urlaub und kann die Download-Version nicht verbessern und aktualisieren..
      Lösung nochmal für alle:
      Feld F36 klicken, STRG + 1 drücken und unter „Zahlen“ und „Benutzdefiniert“ Format auf [h]:m (statt h:m) ändern.

      Antworten

      • War faul, hab hab das auch an Engelbert geschrieben und kopiert. 😉

        Vielen Vielen Dank, das war die Lösung! Hab dann leider noch festgestellt das mein OfficeSuite 7.0 Pro auf dem Tablet mit Formeln nicht richtig um kann. Nutze nun für Excel Dateien King Soft Office Free, das funzt. Schade das ne Pro Version das nicht kann.

        Danke nochmals euch beiden und dir einen schönen Resturlaub.
        Gruß, Dieter

        Antworten

    • Vielen Vielen Dank, das war die Lösung! Hab dann leider noch festgestellt das mein OfficeSuite 7.0 Pro auf dem Tablet mit Formeln nicht richtig um kann. Nutze nun für Excel Dateien King Soft Office Free, das funzt. Schade das ne Pro Version das nicht kann.

      Danke nochmals euch beiden…

      Antworten

  9. Hallo warum erscheint bei eingabe von 20 Arbeitstagen X 8 Stunden unter Summer der arbeitstage 16 Arbeitstunden. Es müßte doch heißen 160 Stunden. Unter durchschnitt wäre 8 Stunden.

    Antworten

  12. Wie hast du’s hinbekommen, dass dir die Zelle F39 auch Minuszeiten anzeigt? Das klappt bei mir beim Besten Willen nicht. Ich bin gerade dabei, mir selbst so eine Zeitsaldenliste zusammenzubauen, da ich eine andere Formatierung brauch. Aber bei Minusstunden zeigt Excel einfach nur “#########” an.

    Hab sogar versucht einfach deine Zelle zu kopieren, aber nicht mal das geht :-/

    Danke und Gruß

    Antworten

      • Normalerweise ja, so weiß ich das auch. Lag hier aber irgendwie mit der Formel zusammen bzw mit dem eingestellten Jahreszählsystem. Konnte das an meinem Computer am Arbeitsplatz leider nicht umstellen.
        Hab mir anhand deiner Vorlage aber eine eigene neue gebastelt, die meinen Bedürfnissen noch besser entspricht.

        Danke trotzdem für deine Hilfe. 🙂
        Gruß
        Michael

        Antworten

  13. Super einfaches Programm….. einzig es gelingt mir nicht die Pausen automatisch abzuziehen. Bei einer Arbeitszeit von unter 4 Stunden möchte ich KEINE Pause abziehen – über 4 Stunden möchte ich automatisch eine 1/2 Stunde Pause in Abzug bringen. Die Prüfung der Arbeitszeit mit WENN-DANN-SONST ist erfolglos….?

    Antworten

  15. Echte tolle Vorlage! Doch im Feld Sollstunden, stimmt die Formatierung nicht. Ich kann keine 176 Std. (Jan. 2014 – 22 AT mit 8 Std.) eintragen! Im Feld ist ein Datum und Uhrzeit (07.01.1904 16:00:00) hinterlegt. Wie kann ich das ändern?

    Antworten

  18. Hallo finde die Tabelle Top, nur kann ich keine Minusstunden vom Vormat eingeben! Mache ich was galsch oder bin ich einfach zu blöd. Über eine Antwort wäre ich dankbar

    Antworten

  20. Hallo,
    vielen Dank für den Stundenzettel.
    Jedoch muss ich die Sollzeit ändern „07.01.1904 16:00:00“. Sie muss bei mir wie folgt sein, es muss sich dabei um eine 38 Stunden Woche handeln, 38 Std – 164,67.
    Wie kann ich das ändern?
    Danke schon mal

    Antworten

  22. Die Tabelle ist im großen und ganzen ganz gut.
    Allerdings bin ich Nachtschichtler und ich GEHE morgens und KOMME abends. somit ist es für mich leider nicht nutzbar. Wie ich sehe wird nur die Differenz von Kommt und Geht (+pause) gerechnet. Bei mir ist es allerdings so, dass ich Tagüberschreitend arbeite, Ich komme um 22 Uhr abends und gehe am Folgetag um 6 Uhr morgens.

    Ist das irgendwie realisierbar?

    Antworten

  25. Hallo 🙂 die Vorlage ist wirklich super. Vielen Dank! Nur mit den Minusstunden vom Vormat scheint es immer noch keine Lösung zu geben… und ich verstehe nicht wie ich die Minusstunden in einem 32.Tag eingeben soll. Wäre für eine Antwort sehr dankbar

    Antworten

  26. Hallo Phillip, habe Deine Vorlage etwas bearbeitet.
    Nachtarbeitszeit ( z.B. 22:00-06:00) wird richtig berechnet, wenn in Abwesenheitsspalte „U“ oder „K“ eingetragen wird, wird automatisch die Tagesarbeitszeit eingetragen, Zeile Tagesarbeitszeit eingetragen ( zur Berechnung z.B. 6h oder 8h etc.). Würde gerne die neue Datei zum Download anbieten.

    Antworten

  27. Hallo,
    das Formular ist super habe es auch noch ein wenig angepasst und hätte da noch eine Frage.
    Und zwar lasse ich mir in Spalte A welche ich ein wenig größer gemacht habe den Wochen Tag anzeigen mittels z.B. =B5 und als Formatierung TTT.
    Soweit so gut.
    B5 habe ich als TT Formatiert =DATUM(I3;12;1).
    Jetzt zu meiner Frage
    Ich würde gerne folgendes schreiben =DATUM(I3;I2;1)
    Dabei muss ich I2 dann wie folgt Formatieren MMMM
    Mit 01.12.1904 wird mir im B5 funktioniert es fast, jedoch stimmen die Wochentage (TTT) nicht da 1904 verwendet wird.
    Wenn ich 2014 eingebe bzw. die Zahl 40877=01.12.2014 wird mir dann das Feld B5 nicht mehr richtig angezeigt!
    Bekomme nur den Wert #ZAHL!

    Wie kann ich das Umsetzen?

    Eine andere Erweiterung die ich gemacht habe ist das wenn man in der G Spalte eine Zeit einträgt z.b. Zeitaugleich diese bei der Summer der Arbeitsstunden dazu gerechnet wird.

    =WENN(SUMME(F5:F35:G5:G35);SUMME(F5:F35:G5:G35);““)

    Würd mich über eine Antwort freuen.

    Antworten

      • Nachdem die Sollstunden / Monat schwanken können lasse ich mir das ganze von Excel ausrechnen.

        Und zwar wie folgt:

        In der Spalte I47 trage ich die Wochenstunden laut Vertrag ein bei mir 38,5 also 38:30.
        In Spalte H47 die Wochen Arbeitstage. Ich habe eine 5 Tage Woche.

        In I45 werden mir die Stunden pro tag ausgerechnet mit der Formel I47/H47 ergibt bei mir 7:42.

        In der Spalte H45 trage ich dir Formel =NETTOARBEITSTAGE(B5;B35;Feiertage!B3:B18) ein.

        Diese Formel berechnet die Arbeitstage in einem Monat.
        Es werden Wochenenden und Feiertage rausgerechnet.

        In der Formel steht am ende ;Feiertage!B3:B18)
        dieser Teil der Formel bezieht sich auf einen zweiten Reiter Namens Feiertag in dem ich mir die Feiertage für das jeweilige Jahr berechnen lasse.

        Man kann stattdessen auch die Feiertage händich eintragen oder auch weg lassen.

        Sollstunden / Monat errechnet sich dann so H45*I45

        Antworten

  29. Toll wäre noch, wenn es diese Vorlage so geben würde, das im Hintergrund der Kalender liegen würde…

    …..also ich gebe z.B. in A1 den Monat und das Jahr an….dann erscheinen sofort die jeweiligen Arbeitstage mit dem passendem Datum……

    Sprich:

    November 2014

    01.11.14 war ein Samstag und somit kein „“normaler““ Arbeitstag (Schichtarbeiter etc. verzeiht mir!!)

    Wenn das noch möglich wäre, dann wäre das absolut perfekt!

    Leider bin ich in Excel nicht so firm, das ich das selbst hinzufügen könnte!

    Kann mir jemand helfen ????

    Hoffe Ihr könnt meinen Wunsch verstehen!!!

    Dank schon mal rechtherzlich für eure Bemühungen!

    Gruss

    Markus

    Antworten

  30. Hallo Markus,

    ich weiß es ist nicht ganz das was du willst aber vielleicht reicht das auch!?
    Formatiere die Spate A5- A35 Benutzerdefiniert -> TTT
    In Spalte A5 schreibst du dann =B5 usw.

    In B5 steht bei mir (z.B. für November) =DATUM(I3;11;1) -> I3 steht das Jahr!

    Ps.: Ich habe für jedes Monat einen eigenen Reiter

    Lg Peter

    Antworten

  31. Hi!

    Kann mir wer bei folgender Formel helfen?

    =WENN(G6=“K“;““;WENN(G6=“U“;““;WENN((D6-C6)>=6:00;0:30;““)))

    Ich bekomme immer einer Fehlermeldung und weiß nicht warum!

    Mit der Formel möchte ich das wenn ich länger als 6 Stunden arbeite Automatische 30min. Pause eingetragen werden.

    Bei „U“rlaub oder „K“rankenstand soll das nicht passieren!

    Lg Peter

    Antworten

    • So ich habe das Formelproblem nun wie folgt gelöst.

      In dem Feld wo die Pause drin stehen soll habe ich folgende Formel.
      =WENN(D5-C5>0,25;0,02083333;““)

      Wo die Arbeitszeit berechnet wird steht nun folgendes.
      =WENN(ODER(G5=“K“;G5=“U“);REST($I$45;1);WENN(C5=““;““;WENN(E5=““;D5-C5;D5-C5-E5)))

      funktioniert einwandfrei.

      Antworten

  32. Hallo, super Sache – sogar ich als PC -Nichtschwimmer komme zurecht. Bis ich auf meine 2 Mitarbeiter stoße welche Teildienst machen, also geteilte Schicht. Kann ich die eintragen und wenn ja wie. Wäre für jede Hilfe dankbar. Lieben Gruß Gisela

    Antworten

    • Hallo Gisela,

      was meinst du mit Teildienst?
      Meinst du das ein Mitarbeiter z.B. von 8-12 und dann von 18-22 Uhr arbeitet?

      Falls ja ist eine Anpassung möglich. Du bräuchtest dann mind. 2 zusätzliche Spalten.

      Die Formel welche die Arbeitszeit berechnet müsste man dann auch anpassen. 😉
      Lg Peter

      Antworten

  33. Hallo, ich hab das runtergeladen und ist auch alles super. Ich hab nur ne ganz blöde Frage: was mach ich mit den Wochenenden? Trag ich da einfach 0:00 als Arbeitszeit ein?

    Viele Grüße
    Sasa

    Antworten

  34. Hallihallo

    Ich habe die Tabelle heruntergeladen.. soweit funktioniert bis jetzt alles.

    meine frage wie kann ich die Sollzeit ändern auf 168? Ich habe eine 42h/Woche. und habe erst mitte Juni angefangen beim neuen Job. wie kann ich es ändern das es nur diese tage ab 15 Juni rechnet?

    ich kenn mich mit exel so gar nicht aus :-(.

    liebe grüsse marina

    Antworten

  35. Hallo Marina,

    die Sollstunden/Monat musst du dir selbst ausrechnen
    Diese Zahl dann einfach im Feld Sollstunden/Monat eintragen
    Das wars dann auch schon.

    Excel kann dir diese Arbeit natürlich auch abnehmen.
    Siehe meinen Beitrag vom 5.11.2014

    Lg Peter

    Antworten

  37. Danke für die Vorlage. Bei den Soll-Stunden kann ich leider keine Minuten eingeben. Für 147 Std. und 84 Min. (Soll) gebe ich 147:84 ein. Das führt zu einer Fehlermeldung. Danke für die Hilfe…

    Antworten

  40. Habe schon lange einen Zeiterfassungsbogen in Excel, der aber immer für 25 Wochenstunden gerechnet hat. Nun muss ich 30 Stunden in der Woche arbeiten, wie ändere ich denn jetzt die Gesamtstundenzahl. Das ist mein einziges Problem. Wenn das einfach zu ändern ginge, wäre ich froh.
    LG Simone

    Antworten

    • Rechne dir die Stunden für ein Monat aus und trage diese dann in das Feld „./. Sollstunden / Monat:“ ein.

      Bei mir macht das alles Excel.
      Hier für brauchst du 4 frei Felder.

      Feld 1: Formatiere es [h]:mm trage deine Wochenstunden (30:00) ein.
      Feld 2: Trage hier die Anzahl der Arbeitstage in der Woche ein.
      Feld 3: Trage hier die Anzahl der Arbeitstage im Monat ein, oder =NETTOARBEITSTAGE(B5;B35;Feiertag!B3:B18)
      Feiertag!B3:B18 ist ein eigenes Tabellenblatt in dem in den Feldern B3 bis B35 alle Feiertage definiert sind.

      Feld 4: Formatiere es [h]:mm =Feld 1/Feld2

      Im Feld „./. Sollstunden / Monat:“ trage dann =Feld 3* Feld 4 ein. und schon rechnet dir Excel für jedes Monat deine Sollstunden aus. 😉

      Antworten

  42. Danke für die Top-Vorlage. @Bernd ich kann das gut verstehen mit den Excel-Vorlagen. Aber das ganze geht ja auch deutlich einfacher. Wir haben bei Papershift beispielsweise die Stundenliste der Mitrbeiter direkt in die Online Kalenderübersicht integriert. Da muss man nichts mit Excel erstellen, sondern hat alles immer automatisch im Blick.

    Antworten

  44. Hallo, habe meine Arbeitszeitvorlage angepaßt, ist soweit alles super, aber habe noch ein Problem. In der Vorgabe habe ich die tägliche Arbeitszeit was auch funktioniert, aber da wir Freitag statt 7,8 Std. ( B3) nur 6 Std. arbeiten muß noch eine weitere Vorgabe mit eingebaut werden (z.B. B 4 ). Also die Eintragung der Sollzeit muss von Montags bis Donnerstag und eine Eintragung für Freitags sein. Die momentane Formel ist =WENN(C11=“Fehlzeit“;Vorgabe!$B$3;WENN(C11=““;Vorgabe!$B$3;)). Brauche also noch die Erweiterung, das Freitags mit einer anderen Stundenzahl in der Sollzeit steht.

    Antworten

  45. Hallo! Ich stehe leider „auf der Leitung“ und werde auch aus den Kommentaren nicht schlau bzw. bin kein Excel-Profi. Was mache ich, wenn ich eine 39 Stunden-Woche habe, der Tag als de facto 7:48 Stunden (also 7,8 Industriestunden) hat? Bei der Summe der Arbeitsstunden rechnet er mir das klarerweise nicht richtig, weil er ja die 7:48 nicht kennt. Welche Formel lege ich da dahinter?

    Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen! Danke im Voraus!

    Antworten

  46. Hallo,
    ich verwende Ihre Vorlage nach wie vor sehr gerne – super Arbeit.
    Wie groß ist der Aufwand, wenn man bei den Tagen 2 weitere Spalten hinzufügen würde?
    Also Kommt und Geht 2 mal pro Tag. Wegen Teildiensten in der Gastronomie….
    Sollte das nicht zu aufwendig sein, wäre so eine Version der Hammer und ich überweise Ihnen gerne etwas dafür.
    Vielen Dank und viele Grüße
    Sebastian

    Antworten

  49. Hallo,

    eine kurze Frage hätte ich.

    Rein rechnerisch müsste man ja bei einem Urlaubstag ja auch zum Beispiel für einen Tag 8h eintragen.
    Da der nicht gearbeitete (Urlaubs)Tag ja nicht in die „geleistete“ Arbeitszeit mit eingerechnet wird und somit an den bereits geleisteten Überstunden abgezogen werden würde.

    Ist dies korrekt?

    Bei einem Feiertag würde man dann einfach gar nichts eintragen (also null). Korrekt?

    Herzliche Grüße

    Antworten

  50. Hallo, ich habe eine Exceltabelle ohne die Spalte Pause.
    Ich möchte dass die 30 Minuten (wenn mehr als 6 Stunden) und 45 Minuten (bei mehr als 9 Stunden) automatisch abgezogen werden.
    Das mit 30 Minuten funktioniert auch aber selbst bei 9:01 Stunden zieht es mir nur 30 Minuten ab.
    Kann mir jemand sagen was hier falsch ist an der Formel:
    D24= erste Arbeitshälfte mit gesamt 5 Arbeitsstunden
    G24= zweite Arbeitshälfte mit gesamt 5 Arbeitsstunden
    =WENN(ISTFEHLER(D24+G24);““;(D24+G24)-WENN(D24+G24>“6:00″*1;“0:30″;WENN(D24+G24>=“9:00″*1;“0:45″)))
    LG Annika

    Antworten

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