Projekt-Management mit Excel

Update am 3. Mai 2021

Wer sich nicht gleich in das umfangreiche Microsoft Project einarbeiten möchte, kann anhand dieser Excel-Vorlage schon mal die ersten Schritte machen, die für ein Projekt-Management und Projektplanung wichtig sind.

Anmerkung: Mittlerweile ist MS Project auch Teil von Microsoft 365 und kann daher von Abonnenten kostenlos mitgenutzt werden. Dies ist vielleicht ein zusätzlicher Anreiz, nun doch mit dieser Software zu arbeiten.

Inhaltsverzeichnis

• Wie funktioniert Projekt-Management mit Excel?
• Screenshot vom Projektmanagement-Tool
• Download der Excel-Vorlage zur Projektverwaltung
• Alternativen zu Excel

Wie funktioniert Projekt-Management mit Excel?

Zuerst laden Sie die Excel-Datei am Ende vom Artikel aus der Liste. Anschließend öffnen Sie diese wie gewohnt mit Ihrem Tabellen-Bearbeitungs-Programm.

Jetzt kommt es darauf an, ob Sie die Projektplanung direkt in Excel digital führen wollen oder analog.

Im letzten Fall, entfernen Sie die Einträge „Tätigkeit 1, Tätigkeit 2 usw.“ aus der ersten Spalte und alle grünen Hintergründe aus dem Zeitbereich. Danach drucken Sie die zwei Arbeitsblätter aus. Dann tragen Sie per Hand Ihre Aufgaben ein und markieren den Bereich, welcher dem Zeitraum entspricht, den die Tätigkeit benötigt. Fertig.

Möchten Sie das Projekt direkt mit Excel verwalten, ändern Sie die Tätigkeiten in die wirklich anfallenden Arbeiten und markieren die Tage des Monats, die dafür vorgesehen sind.

Der Kalender ist nicht an ein Jahr gebunden. Daher fallen die Wochenenden immer an anderen Tagen an. Hier macht es Sinn, diese vorab zum Beispiel mit grau zu hinterlegen. Denn vermutlich wird nur an Werktagen am Projekt gearbeitet.

Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, werden die einzelnen Tätigkeiten grafisch über farblich hinterlegte Felder als Zeitstrahl in der Excel-Vorlage dargestellt. So können Sie gut erkennen, welche Arbeitsschritte aufeinander aufbauen oder sich sogar bedingen. Manche Sachen können erst gestartet werden, wenn der vorige abgeschlossen worden ist. Zum Beispiel, bis das Fundament vollkommen ausgehärtet ist.

Ein Zeitstrahl kann auch gut mit einem Gantt-Diagramm wiedergegeben werden. Dies beherrscht die vorliegende Vorlage allerdings nicht.

In der Vorlage, die Sie hier downloaden können, sind Zeiträume exemplarisch eingetragen.

Screenshot vom Projektmanagement-Tool

Download der Excel-Vorlage zur Projektverwaltung

Nachfolgend finden Sie die Excel-Datei zum Herunterladen. Wenn Ihnen die Vorlage gefallen hat, freue ich mich über eine kleine Spende 🙂

Alternativen zu Excel

Wie oben schon erwähnt, kann man Projekte auch mit MS Project verwalten. Denkbar wäre auch eine digitale Variante, die zeitgleich online für ein ganzes Team verfügbar wäre. So könnten mehrere Personen immer über den derzeitigen Stand informiert werden und wären in der Lage, kurzfristig auf Unstimmigkeiten zu reagieren.

Es folgt eine kleine Liste von Anbietern:

• https://www.openproject.org/de/
• https://basecamp.com/
• und hier ein allgemeiner Überblick von der Computerwoche

Besonders hervor heben möchte ich noch Milanote für Designer. Mit diesem Online-Tool für Desktop, Tablet oder Smartphone kann man visuell Projekte planen und steuern.